職場達人必備！超實用電話英文，讓你應對外國客戶自信滿滿

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在現今全球化的職場環境中，一通來自國外客戶或合作夥伴的電話，可能就決定了一筆訂單的成敗或一個專案的順利與否，是個重要的機會。當電話那頭傳來一聲 "Hello?"，您是否會感到心頭一緊，腦中一片空白？

別擔心，掌握正確的電話用語和應對禮儀，不僅能讓您自信流暢地溝通，更能展現您與公司的專業度。本文將為您系統性地整理從電話開頭、核心應對、處理突發狀況到進階客訴處理的完整指南，讓您從此接聽英文電話不再是難事。

第一步：建立專業第一印象－電話開頭的黃金準則

電話通話的前三十秒，是建立專業形象的關鍵時刻。一個清晰、有禮的開頭，能為接下來的溝通奠定良好基礎。

接聽電話 (Answering the Phone)

當您代表公司或個人接聽手機或辦公室電話時，首要任務是清楚地表明身份。

  • 錯誤示範： Hello, I'm David. (在電話中，我們不使用 "I am" 來介紹自己)

  • 正確說法：

    • 個人接聽：Hello, this is David speaking. 或更簡潔的 David speaking.

    • 公司總機/部門：Good morning, ABC Company. This is David speaking. How may I help you? (早安，這裡是ABC公司，我是David，請問有什麼能為您服務的嗎？)

撥打電話 (Making a Call)

當您主動撥打電話時，也需要清晰地介紹自己並說明來意，以提升專業度。

  1. 自我介紹： Hello, this is Lily Chen from XYZ Corporation. (你好，我是XYZ公司的陳莉莉。)

  2. 指名找人： 接下來就是要告知您要找的人是誰。

    • 正式用法 (常用於商務場合)：

      • May I speak to Mr. Wang, please? (請問我可以與王先生通話嗎？)

      • I'd like to speak with someone in the sales department, please. (我希望能與銷售部門的人員通話。)

    • 非正式用法 (用於較熟識的對象)：

      • Is Jessica there? (Jessica 在嗎？)

小編提醒您，掌握這些基本英文句型，是成功溝通的第一步。

電話開頭情境

推薦英文句型

中文說明

公司代表接聽

Good morning/afternoon, [Company Name]. How may I help you?

早安/午安，這裡是 [公司名稱]，有什麼可以為您服務的嗎？

個人接聽

Hello, this is [Your Name] speaking.

你好，我是 [你的名字]。

打電話自我介紹

Hello, this is [Your Name] from [Your Company].

你好，我是 [你的公司] 的 [你的名字]。

正式指名找人

May I speak to [Person's Name], please?

請問我可以和 [人名] 說話嗎？

非正式指名找人

Is [Person's Name] there?

[人名] 在嗎？

第二步：通話核心應對－轉接、等待與留言

在確認來電者身份與目的後，接下來的應對是通話的核心。無論是轉接、請對方稍候或處理當事人不在的狀況，都需要專業且有禮貌地處理。

請對方稍候 (Putting Someone on Hold)

當您需要時間查找資料或確認要找的人是否在位置上時，可以用以下句子請對方稍等。

  • Please hold on. (請稍等。)

  • Just a moment, please. (請稍待片刻。)

  • Could you hold on, please? I'll see if he's in. (可以請您稍等嗎？我看看他是否在。)

轉接電話 (Transferring a Call)

若來電者要找的同事在座位上，您可以協助轉接。

  • OK. I’ll get her. (好的，我請她來接電話。)

  • Certainly. I’ll put you through to Mr. Lin now. (沒問題，我現在就為您轉接給林先生。)

  • Let me transfer your call to the person in charge. (我將您的電話轉接給負責人。)

當事人不在時的應對 (When the Person is Unavailable)

這是辦公室最常見的情境之一。告知對方狀況並提供協助，是展現專業的絕佳時機。

不在原因

英文句型

會議中

I'm sorry, she's in a meeting right now.

正在講電話

He is on another line at the moment. / His line is busy.

暫時離開座位

She is away from her desk at the moment.

外出/不在辦公室

I'm sorry, he is out of the office today.

今日休假

He is off today. / She is on annual leave.

告知狀況後，務必主動提供協助方案：

  • 詢問是否留言： Would you like to leave a message? 或 Can I take a message?

  • 詢問是否回電： Could you ask him to call me back? (來電者說) / Do you want her to call you back later? (接聽者問)

  • 請對方稍後再撥： Could you please call back later?

協助留言 (Taking a Message)

若對方需要留言，請務必要確認以下關鍵訊息，並覆述一遍以確保正確無誤。

  • 詢問姓名與電話： May I have your name and telephone number, please?

  • 確認拼寫： Could you spell that for me, please? (確認每個字都正確很重要)

  • 確認聯絡方式： 您也可以詢問 What is your email address? (您的電子郵件地址是？)

  • 確保傳達： Okay, I’ll make sure she gets the message. (好的，我會確保她收到您的訊息。)

第三步：克服突發狀況－從訊號不良到打錯電話

電話溝通有時會遇到各種技術性或人為的突發狀況，冷靜應對是關鍵。很多人想知道這種情況的英文怎麼說。

突發狀況

情境

英文應對句型

收訊不佳/聽不清楚

聲音斷斷續續或太小聲，也就是收訊不好

I'm sorry, I can't hear you very well. (抱歉，我聽不太清楚。)
We have a bad connection. (我們這裡訊號不太好。)
Could you speak up a little, please? (可以請您說大聲一點嗎？)

聽不懂/需重複

未能理解對方意思或沒聽清楚

Sorry, I didn't catch that. Could you repeat it, please? (抱歉，我沒聽到那句。可以請您再說一次嗎？)
I'm sorry, I'm not sure what you mean. (抱歉，我不太確定您的意思。)

打錯電話

對方撥錯號碼

I’m afraid you have the wrong number. (恐怕您打錯電話了。)
I’m sorry, there’s no one of that name here. (抱歉，這裡沒有您要找的人。)

自己打錯

發現自己撥錯號碼

Oh, I’m sorry. I must have the wrong number. (噢，抱歉。我一定是打錯號碼了。)

需要糾正資訊

對方聽錯數字或細節

Actually, it’s 15, one-five, not 50, five-zero. (事實上，是十五，不是五十。)
To clarify, the payment is due next week, not next month. (澄清一下，款項是下週到期，不是下個月。)

第四步：專業進階－處理客訴與結束通話

處理客訴電話 (Handling Complaints)

接到客訴電話時，保持冷靜、展現同理心並提出解決方案至關重要，這能大幅提升客戶感受到的專業度。

  1. 傾聽與同理： I’m sorry to hear that. (我很遺憾聽到這個消息。) I completely understand your frustration. (我完全能理解您的沮喪。)

  2. 承諾調查： Let me find out what’s going on. (請讓我查看到底發生了什麼事。)

  3. 提出方案： I'll look into this for you right away, and we will… (我會立刻為您調查這件事，然後我們會…)

  4. 禮貌拒絕不合理要求： I'm afraid I can’t provide you with that information. (抱歉，恐怕我無法提供您那項資訊。)

結束通話 (Ending the Call)

在掛斷電話前，一個有禮貌的結尾同樣重要。

  • 確認後續： Great. So I will have her call you back this afternoon. (好的。那麼我會請她在今天下午回電給您。)

  • 表達感謝： Thank you for calling. Have a nice day. (謝謝您的來電，祝您有美好的一天。)

  • 禮貌道別： Let’s keep in touch. Goodbye. (讓我們保持聯繫，再見。)

實用詞彙與縮寫總整理

熟悉以下詞彙，能讓您更快速地理解電話內容。瞭解這些單字的英文用法是很有幫助的。

英文術語

縮寫

中文意思

extension

ext.

分機

contact number

–

聯絡電話

transfer

–

轉接

put (someone) through

–

轉接電話給(某人)

call back

–

回電

hold on

–

稍等

the line is busy

–

電話佔線中

voicemail

–

語音信箱

switchboard

–

(電話)總機

dial

–

撥號

hang up

–

掛斷電話

pick up

–

接電話

常見問題 (FAQ)

Q1: 接電話時說「我是XXX」，英文到底該說 "I am" 還是 "This is"?

A1: 在電話或對講機等非面對面的溝通情境中，標準且道地的說法是 This is [Your Name]。這是因為對方無法親眼看到你，使用 "This is" 更符合隔空對話的語境。"I am" 通常用於面對面的介紹。

Q2: 如果對方講太快聽不懂怎麼辦？可以直接請他講慢一點嗎？

A2: 當然可以，而且這比假裝聽懂要專業得多。您可以非常有禮貌地說：I'm sorry, could you please speak a little more slowly? (不好意思，可以請您說慢一點嗎？) 確保完全理解對方的意思，才是有效溝通的關鍵。這個問題的英文怎麼說，是許多學習者心中的疑問。

Q3: 英文中的 "put you through" 跟 "transfer" 有什麼不一樣？

A3: 在轉接電話的語境下，這兩者基本上可以互換使用，意思都是「為您轉接」。Transfer 是一個較為正式的單詞，而 put someone through 是一個非常普遍且自然的動詞片語。例如，Please hold on, I'll put you through. 和 Please hold on, I'll transfer you. 都是完全正確且專業的說法。

總結

精通電話英文不僅僅是背誦句子，更重要的是理解其背後的商業禮儀與溝通邏輯。從一個專業的開頭，到清晰的核心應對，再到冷靜處理突發狀況，每一步都在塑造您和公司的專業形象。平時多加演練，將這些句型內化為自己的語言，並應用到職場與生活中，下一次當電話鈴聲響起時，您將能充滿自信、遊刃有餘地完成每一次重要的跨國溝通機會。如果想進一步系統性學習，也可以考慮坊間的線上課程。若您希望對此文章分類的主題進行延伸閱讀，網路上也有許多資源可供參考。

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