在數位通訊發達的今日，傳真機依然是許多企業、公家機關和個人處理正式文件不可或缺的工具。然而，當您興高采烈地安裝好新的多功能事務機，或是久未使用的傳真裝置時，最令人擔憂的莫過於「它到底能不能正常收發？」。傳真失敗可能導致重要合約延遲、訂單遺失或錯過關鍵資訊。本文將提供您一套完整且詳細的傳真功能測試與故障排除SOP，完成這項檢查任務，確保您的傳真設定萬無一失。
為何需要測試傳真功能？
主動測試傳真功能至關重要。這不僅是為了確認硬體設備（印表機或傳真機）本身運作正常，更是為了檢驗電話線路品質、相關設定是否正確，以及能否與外部的傳真系統成功通訊。一次成功的收發測試，能讓您在未來傳送緊急或重要文件時更有信心，避免因設定疏漏而造成的通訊失敗。
傳真功能測試三大方法
您可以根據自身情況，選擇最適合的測試方式。
方法一：使用 HP 自動傳真測試服務
HP 提供了一項方便的免費自動測試服務，即使您使用的不是 HP 品牌的印表機，也可以利用此服務來檢驗基本的收發功能。
- 準備測試文件：建立一份簡單的單頁黑白文件作為測試頁。
- 設定傳真標頭 (Fax Header)：這是最關鍵的步驟。請務必進入您印表機的傳真設定選單，找到「傳真標頭」或類似選項。在此欄位中，輸入您這台傳真機所連接的完整電話號碼（在台灣通常是區碼+號碼，共 9-10 碼）。HP 的自動服務會根據這個標頭號碼回傳傳真給您。
- 暫時停用幹擾服務：為了確保測試順利，請暫時停用或關閉電話線路上的任何可能衝突的服務，例如：
- 語音信箱 (Voicemail)
- 電話插撥 (Call Waiting)
- 匿名電話拒接
- 來電顯示封鎖（在多數區域，可在撥號前先按 *82 來解除該次通話的號碼封鎖）
- 發送測試傳真：將您的測試文件傳送傳真至 HP 的測試專線：1-888-HPFaxme (1-888-473-2963)。
- 等待回傳：發送後，請耐心等待約 5 至 7 分鐘。如果您的設定正確，HP 的伺服器會自動回傳一份確認傳真到您的機器。
若超過 10 分鐘仍未收到回傳，代表傳真設定或線路可能存在問題，請參考後續的故障排除章節。
方法二：執行內建傳真連線測試
大多數現代的多功能事務機都內建了硬體自我檢測功能，這是檢查設備本身設定的第一步。
- 進入設定選單：從印表機的控制面板上，找到「設定」、「服務」或「工具」等選項。
- 尋找傳真測試功能：在選單中尋找「傳真設定」、「傳真服務」或類似路徑。
- 執行測試：點選「執行傳真測試」或「檢查傳真連線」按鈕。
印表機將會執行一系列的內部檢查，並列印出一份狀態報告。這份報告會明確指出傳真硬體是否通過測試、電話線是否正確連接、以及是否偵測到撥號音等關鍵資訊。如果報告中出現任何「失敗 (Fail)」的項目，請依照報告上的建議進行修正。
方法三：手動傳送與電腦傳真
最直接的測試方式，就是實際傳送一份傳真給另一台確定可正常運作的傳真機，例如朋友、公司或鄰近商家的傳真機。此外，關於「電腦能否傳真給自己的傳真機」，答案是肯定的，這提供了另一種便捷的測試途徑。
電腦傳真：若要從電腦發送傳真，您需要具備以下其中一項條件：
- USB 數據機：為您的電腦安裝一個外接的 USB 數據機，並將電話線連接上。
- 網路傳真服務：使用如 Hinet Fax、HelloFax 等第三方網路傳真平台，您也可以透過google搜尋找到更多選擇。您只需上傳文件，輸入您的傳真號碼，即可透過網路發送。
- 多功能事務機驅動程式：當您安裝事務機的完整驅動程式時，您的windows系統通常會新增一台「虛擬印表機」(例如 “FAX – HP LaserJet”)。您可以在任何支援列印的應用程式（如 Word, PDF 閱讀器）中，選擇這台虛擬印表機進行「列印」，此時系統會彈出撥號視窗，讓您輸入傳真號碼直接發送，無需先將文件印出。
傳真失敗？全面故障排除檢查表
如果您在測試中遇到問題，請不要慌張。按照以下步驟系統性地檢查，通常都能找到問題所在。
| 檢查項目 | 可能原因與解決方案 |
|---|---|
| 基本狀態檢查 | • 電源與錯誤訊息： 確認印表機已開機，且螢幕上沒有顯示夾紙、碳粉不足等錯誤訊息。 • 紙張與碳粉： 確保送紙匣內有足夠的紙張，且碳粉/墨水存量充足。 |
| 電話線路與連接 | • 牆上插座測試： 將一台普通電話機直接插入牆上的電話插座，聽聽看是否有清晰的撥號音。若無，則是電話線路本身的問題，需聯絡您的電話公司。 • 正確連接埠： 確認電話線是插在印表機背後標示為「LINE」或有電話線圖示的插孔，而非「EXT」或「TEL」的擴充插孔。 • 移除幹擾設備： 暫時移除串接在印表機與牆上插座之間的所有設備，如電話分線器、答錄機、電腦數據機等，將印表機直接連接到牆上插座進行測試。 |
| 數位電話服務 (DSL/ISDN) | • DSL 用戶： 如果您使用 DSL 網路，電話線路必須先經過一個「DSL 濾波器 (Filter)」才能連接到傳真機。否則網路訊號會干擾傳真通訊。請確認濾波器安裝正確或功能正常，若有問題請與您的dsl供應商聯繫。 • ISDN/PBX 用戶： 傳真機是類比設備。若您使用 ISDN 或公司 PBX 交換機系統，請確認您是連接到系統提供的「類比」連接埠。 |
| 傳真參數設定 | • 應答鈴聲 (Rings to Answer)： 如果您的傳真機與電話共用一條線路，此設定非常重要。請將其設定為比答錄機或語音信箱更高的響鈴次數（例如設定為 4-6 聲），確保傳真機有足夠時間判斷是否為傳真信號。 • 傳真速度 (Fax Speed)： 若經常發生通訊錯誤，尤其是在與較舊的傳真機通訊時，請嘗試進入傳真設定，將傳真速度從最高的 33600bps 降至較慢的 14400bps 或 9600bps，以增加傳輸穩定性。 • 關閉私人接收： 某些機型提供的「私人接收」功能，要求在接收傳真前輸入密碼，這可能導致無法自動接收。在測試時請先將此功能關閉。 |
| 傳送與接收問題 | • 無法傳送： 檢查文件是否放置在正確位置（通常是面朝上送入 ADF 自動進稿器）。手動撥打對方號碼，確認該號碼可正常接通。 • 無法接收： 除了檢查應答鈴聲設定外，也要確認印表機記憶體是否已滿。 • 接收品質不佳： 請傳送方那個檢查其原始文件影像品質，或請其嘗試使用較高的掃描解析度重新傳送。電話線路上的雜音也可能導致品質下降。 |
常見問題 (FAQ)
Q1: 我發送了測試傳真到 HP 服務，但一直沒有收到回傳，該怎麼辦？
A1: 請先確認您已在傳真標頭中正確輸入您的 10 位數傳真號碼。其次，檢查是否已暫時停用電話插撥、語音信箱等服務。最後，參考文中的故障排除表，檢查您的線路連接與傳真設定，然後再試一次。
Q2: 我可以在電腦上寫好文件，直接傳真到我自己的傳真機上來測試嗎？
A2: 可以，這是一個很好的測試方法。您需要確保電腦已透過 USB 數據機或多功能事務機的驅動程式與電話線路連接。在電腦上選擇「列印」，並將印表機指定為您的「傳真」虛擬印表機，然後輸入您自己的傳真號碼即可發送。這能有效地測試您的接收功能。
Q3: 我的電話線路是網路電話 (VoIP) 或第四台的電話服務，會影響傳真嗎？
A3: 有可能會。傳真對線路品質非常敏感，而 VoIP 等網路電話服務在訊號轉換過程中可能產生延遲或封包遺失，進而幹擾傳真訊號。如果傳真失敗，建議將傳真速度降至最低 (9600bps)，並關閉「錯誤修正模式 (ECM)」，如果問題持續，可能需要與您的電話服務提供商聯絡。
Q4: 我應該將「應答鈴聲」設定為幾聲？
A4: 如果這條電話線專門用於傳真，您可以設定為 1 或 2 聲以快速應答。如果與電話共用，且您有使用語音信箱或答錄機，建議將傳真機的應答鈴聲設定為比語音信箱/答錄機啟動的鈴聲次數多 2 聲（例如，答錄機 4 聲響起，傳真機就設為 6 聲）。
總結
成功設定傳真功能需要軟硬體的完美配合。透過本文介紹的自動測試服務、內建檢測功能以及手動傳送等方法，您可以輕鬆地驗證傳真機的收發能力。當遇到問題時，切勿心急，應依循故障排除檢查表，從最基本的電源、紙張、線路連接開始，逐步檢查至進階的傳真參數設定。只要有條不紊地進行，絕大多數的傳真問題都能迎刃而解，確保您的設備隨時處於最佳備戰狀態。