在團隊合作、學術論文編修或任何需要多人編輯同一份文件的場景中，如何清晰地知道誰、在何時、修改了什麼內容，是一項核心挑戰。微軟 Word 內建的「追蹤修訂」(Track Changes) 功能，正是為此而生的強大工具。
它不僅僅是標示出修改痕跡，更提供了一套完整的審閱、溝通與定稿流程。無論您是需要批改學生報告的老師、與同事協作專案的上班族、正在接受專業英文編修服務的學者，或是與客戶溝通的專業人士，掌握追蹤修訂功能都將大幅提升您的工作效率與文稿品質。
本篇文將深入淺出帶您全面了解追蹤修訂的啟用方法、檢視步驟、審閱、定稿，以及各種進階應用，讓您能自信地應對任何文件協作情境。
啟用與控制追蹤修訂
要開始記錄文稿的所有變更，第一步就是學習如何使用此功能。
1. 開啟與關閉追蹤修訂
- 路徑： 前往 Word 上方功能區的 [校閱] 索引標籤，在「追蹤」工作群組中，點擊 [追蹤修訂] 按鈕。
- 狀態： 當按鈕呈現醒目提示或凹陷狀態時，表示功能已啟動。此時，所有新增的文字會以帶有底線的方式顯示，而刪除的文字則會加上刪除線。Word 會自動為不同作者的修訂分配不同的顏色，方便辨識。
- 關閉： 再次點擊 [追蹤修訂] 按鈕即可關閉。請注意，關閉功能僅代表 Word 不再「記錄新的變更」，但所有「已經被記錄的修訂標記」仍然會保留在文件中，直到它們被正式接受或拒絕。
2. 選擇追蹤對象
您可以選擇要追蹤所有人的變更，還是僅追蹤自己的修改。
- 追蹤所有人： 在 [追蹤修訂] 的下拉選單中，選擇 [適用於所有人]。根據經驗，這是預設且最常見的協作模式。
- 僅追蹤自己： 選擇 [只有我的修訂]，這在您想記錄自己修改歷程以供後續比對時非常有用。
3. 鎖定追蹤
為了確保協作者無法擅自關閉追蹤修訂功能，您可以使用密碼將其鎖定。
路徑： 在 [追蹤修訂] 的下拉選單中，點選 [鎖定追蹤]。設定密碼後，任何人都需要輸入正確的密碼才能關閉此功能。
檢視與理解修訂標記
當文件充滿了各種顏色的標記時，如何清晰地閱讀和檢視是一門學問。Word 提供了多種顯示模式與篩選器，讓您能依據需求自訂檢視方式。
1. 四種核心顯示模式
在 [校閱] 索引標籤的 [追蹤] 群組中，您可以找到一個下拉式選單（通常預設為「所有標記」），裡面有四種檢視模式，讓您在原稿、過程與完稿之間輕鬆切換。
| 顯示模式 | 圖示/名稱 | 說明 | 適用情境 |
|---|---|---|---|
| 簡易標記 | Simple Markup | 文件看起來接近完稿，但在有修訂的段落邊界會顯示一條紅色垂直線。點擊紅線可切換至「所有標記」模式查看細節。 | 快速瀏覽哪些部分有修改，但不想被過多標記干擾閱讀流暢性。 |
| 所有標記 | All Markup | 顯示所有修訂的完整細節，包括新增、刪除、格式變更與註解。這是最詳盡的審閱模式。 | 需要逐一檢查所有修改內容，進行接受或拒絕操作時。 |
| 無標記 | No Markup | 預覽將所有修訂「接受」後的最終樣貌。所有標記都會被暫時隱藏。 | 想確認文件在定稿後的排版與內容是否正確。 |
| 原稿 | Original | 顯示未經任何修改的原始文件內容。 | 需要回顧最初的文字內容，與修改後的版本進行比較時。 |
2. 自訂標記顯示方式
透過 [顯示標記] 下拉選單，您可以進一步微調要顯示的內容：
- 依修訂類型顯示： 您可以勾選或取消勾選「插入與刪除」、「格式設定」、「筆跡」、「註解」等項目，只專注於特定類型的修改。
- 依特定人員顯示： 點選「特定人員」，您可以選擇只顯示某位或某幾位協作者的修訂，這在多人協作時非常有用。
- 註解方塊的呈現： 您可以選擇將修訂內容顯示在頁面邊界的「註解方塊」中，或是「內嵌顯示所有修訂」，後者讓分頁版面更緊湊，但可能不如前者清晰。
3. 使用檢閱窗格
對於篇幅較長的文件，開啟 [檢閱窗格]（可選擇垂直或水平顯示）是個好主意。它會以清單形式列出文件中的每一處修訂與註解（包含對圖片等物件的變更），並顯示總數。您可以點擊清單中的任一項目，快速跳轉到文件中的對應位置，是快速導覽與最終檢查的絕佳工具。
導覽、接受與拒絕修訂
審閱的最終目的，是決定哪些編輯變更要保留，哪些要捨棄，以完成文件的定稿。
1. 逐一審閱
這個方法最為穩妥、最細緻。
- 路徑： 在 [校閱] 索引標籤的 [變更] 群組中，使用 [上一個] 與 [下一個] 按鈕在修訂之間跳轉。
- 操作： 對於目前選取的修訂，點擊 [接受] 或 [拒絕]。
2. 整批處理
如果您信任協作者的修改，或想要快速定稿，可以使用批次處理功能。
- 接受所有： 點擊 [接受] 按鈕下方的箭頭，可選擇「接受所有變更」或「接受所有變更並停止追蹤」。
- 拒絕所有： 同樣地，點擊 [拒絕] 下方的箭頭，可選擇「拒絕所有變更」或「拒絕所有變更並停止追蹤」。
3. 使用滑鼠右鍵
將滑鼠游標移至文件中的任一修訂標記上，按一下滑鼠右鍵，即可在彈出的快捷選單中直接對該修訂進行「接受」或「拒絕」操作，非常直觀方便。
4. 移除註解
雖然註解功能與追蹤修訂緊密相關，但它們是獨立的項目。移除所有追蹤修訂後，文件中的註解可能仍然存在。
– 路徑： 在 [校閱] 索引標籤的 [註解] 群組中，點擊 [刪除] 下方的箭頭，選擇「刪除文件中的所有註解」。
最終確認與實用技巧
在正式分享或提交文件前，務必進行最後的檢查。
文件檢查
前往 [檔案] > [資訊] > [檢查問題] > [檢查文件]。這個工具能幫您找出文件中所有殘存的追蹤修訂、註解、隱藏文字或個人資訊，確保文件乾淨無虞。
隱藏標記列印
若想列印一份看起來乾淨的文件（但仍保留修訂紀錄），可前往 [檔案] > [列印]，在「設定」中找到「列印所有頁面」，點開後取消勾選 [列印標記]。
超簡易乾淨法
這是一個非正式但極其快速的解決方案：將文件內容「全選」(Ctrl + A) > 「複製」(Ctrl + C)，然後開一個新的空白 Word 文件並「貼上」(Ctrl + V)。這樣貼上的內容會是已接受所有變更的乾淨版本，但請注意，此方法可能會遺失某些複雜的格式或文件屬性，特別是在處理包含多國語言（如英文）或複雜排版的文稿時。
常見問題 (FAQ)
Q1: 為什麼我關閉「追蹤修訂」後，文件上還有紅色底線和刪除線？
A1: 關閉「追蹤修訂」只是停止記錄「新的」修改。已經存在的修訂標記必須透過「接受」或「拒絕」來處理，它們才會從文件中永久移除或正式納入。
Q2: 如何只看到特定某位同事的修訂？
A2: 在 [校閱] 索引標籤下，點擊 [顯示標記] > [特定人員]，然後在列表中只勾選您想看到其修訂的同事姓名即可。
Q3: 我想把文件印出來，但不想印出修訂標記，該怎麼做？
A3: 前往 [檔案] > [列印]，在「設定」區塊，點擊「列印所有頁面」的下拉選單，然後取消勾選底部的 [列印標記] 選項。
Q4: 有沒有辦法快速移除所有追蹤修訂，得到一份乾淨的文件？
A4: 最正式的方法是在 [校閱] 索引標籤中，點擊 [接受] 下拉選單，選擇 [接受所有變更並停止追蹤]。如果文件中還有註解，再到 [刪除] 下拉選單中選擇 [刪除文件中的所有註解]。
Q5: 追蹤修訂和註解有什麼不同？
A5: 「追蹤修訂」是直接對文件內容進行修改（如增、刪、改格式）並留下紀錄。「註解」則是在不更動原文的情況下，於文件旁附加評論、問題或建議。兩者經常一起的使用方法，但處理時是獨立的個體。
總結
Word 的「追蹤修訂」功能遠不止於標示紅線。它是一套強大的協作框架與解決方案，透過啟用、檢視、審閱到最終定稿的完整流程，賦予使用者完全的控制權。它確保了每一次修改都有跡可循，讓團隊溝通透明化，避免了在多個文件版本間反覆比對的混亂。無論您是獨自潤飾文章、進行英文論文的編輯類型，還是與全球團隊協作，熟練運用追蹤修訂，都將使您的文件處理流程更加專業、清晰且高效。
