在處理大量的數據資料時，無論是製作報告、專案排程，還是記錄數據，Excel 中的日期功能都是不可或缺的一環。手動輸入日期不僅耗時，還容易出錯，這對每個職場工作者來說都是一個挑戰。幸運的是，Excel 提供了多種強大的數位化工具與函數，能幫助我們高效、準確地產生和管理日期。
本篇文將從最基礎的快捷鍵輸入，到進階的函數應用，帶您全面掌握 Excel 日期自動產生的所有訣竅，大幅提升您的工作效率。
一、靜態與動態：兩種核心日期類型
在 Excel 中，插入的日期主要分為兩種類型：靜態值和動態值。理解這兩者的區別是高效處理日期的第一步，也是許多人常忽略的基礎。
插入不會變動的「靜態日期」
靜態值是指一旦輸入儲存格，就不會再隨時間變動的固定數值。這適用於記錄特定事件的發生日期，例如訂單日期、付款日期或生日。
操作方法：使用鍵盤快捷鍵
這是在儲存格中插入當前日期和時間最快的方法。
| 項目 | 快捷鍵 (Windows) | 快捷鍵 (mac) | 說明 |
|---|---|---|---|
| 插入目前日期 | Ctrl + ; (分號) | Control + ; | Excel 會擷取您電腦系統的目前日期，並以靜態值的形式插入。 |
| 插入目前時間 | Ctrl + Shift + ; (分號) | Command + ; | 擷取您電腦系統的目前時間，並以靜態值的形式插入。 |
| 同時插入日期與時間 | 先按 Ctrl + ;，接著按一下 空格鍵，再按 Ctrl + Shift + ; | 先按 Control + ;，接著按 空格，再按 Command + ; | 將目前的日期和時間同時輸入到一個儲存格中。 |
優點：快速、簡單，適用於需要留下永久時間戳的場景。
插入隨時間更新的「動態日期」
動態值會隨著工作表的重新計算或活頁簿的重新開啟而自動更新。這非常適合需要顯示「今天」或「現在」資訊的報表或儀錶板，是 office 軟體中非常強大的功能。
操作方法：使用函數
| 公式 | 描述 (結果) |
|---|---|
| =TODAY() | 傳回目前的日期。每次開啟檔案或工作表重新計算時，這個日期都會更新成當天的日期。 |
| =NOW() | 傳回目前的日期和時間。同樣地，這個值會動態更新。 |
優點：永遠保持最新狀態，無需手動修改，適用於追蹤報表、時效性提醒等。
二、進階應用：公式與函數的強大組合
除了基本的日期插入，Excel 的真正威力在於函數的靈活運用，讓日期處理更加自動化與智能化。
自動增加年、月、日、週
當您需要根據一個基準日期進行推算時，例如計算合約到期日、專案里程碑或行銷活動的結束日期等，可以使用 DATE, YEAR, MONTH, DAY 等函數組合。
假設您的基準日期位於儲存格 A2，要增加的數值位於 B2。
| 目的 | 公式 | 範例說明 |
|---|---|---|
| 增加年數 | =DATE(YEAR(A2)+B2, MONTH(A2), DAY(A2)) | 如果 A2 是 2024/8/24，B2 是 3，結果會是 2027/8/24。 |
| 增加月數 | =DATE(YEAR(A2), MONTH(A2)+B2, DAY(A2)) | 如果 A2 是 2024/8/24，B2 是 5，結果會是 2025/1/24。 |
| 增加天數 | =A2+B2 或 =DATE(YEAR(A2), MONTH(A2), DAY(A2)+B2) | 如果 A2 是 2024/8/24，B2 是 10，結果會是 2024/9/3。直接相加更為簡便。 |
| 增加週數 | =A2+(B2*7) | 如果 A2 是 2024/8/24，B2 是 2，結果會是 2024/9/7 (增加14天)。 |
依條件自動產生固定日期與時間
這是一個非常實用的進階技巧。例如，當您在 C 欄輸入「付款金額」時，希望 B 欄能自動填入當下的日期與時間，並且這個時間戳不會再變動。若直接使用 =IF(C4<>””, NOW(), “”)，會發現每次工作表重算時，B 欄的時間都會更新，這不是我們想要的結果。
要解決這個問題，需要啟用 循環參照 功能，這是一個需要手動開啟的動作：
- 前往設定：點擊 檔案 > 選項 > 公式。
- 啟用反覆運算：在「計算選項」區塊，勾選 啟用反覆運算計算。最大反覆運算次數維持預設的 100 即可。
- 輸入公式：假設您希望在 C4 儲存格輸入內容時，B4 自動產生固定的時間戳。在 B4 儲存格中輸入以下公式：
=IF(C4<>””, IF(B4=””, NOW(), B4), “”)
公式解析：
IF(C4<>””, … , “”)：判斷 C4 是否為空。如果不是空的（即已輸入內容），則執行下一步判斷；如果是空的，則 B4 也顯示為空。
IF(B4=””, NOW(), B4)：這是關鍵。當 C4 已輸入內容後，接著判斷 B4 自己是否為空。
- 如果 B4 是空的，表示這是第一次觸發條件，此時執行 NOW() 函數，填入當前的日期時間。
- 如果 B4 不是空的（即已經有時間戳了），則讓 B4 的值等於 B4 自己，從而鎖定時間，不再變動。
自動產生連續日期清單
若要快速建立一個連續的日期清單，例如行事曆或排程表，或是在資料表中間插入一段日期，可以使用以下方法：
- 使用填滿控點：在第一個儲存格輸入起始日期，然後將滑鼠移至儲存格右下角的填滿控點（小黑方塊），按住並向下或向右拖曳，Excel 會自動填入連續的日期。
- 使用「填滿」命令：
- 輸入起始日期。
- 選取包含起始日期的儲存格以及您希望填滿的範圍。
- 前往 常用 > 填滿 > 數列。
- 在對話方塊中，選擇 日期，並選取您要的日期單位（日、工作日、月、年），然後點擊 確定。
自動顯示對應的星期
在日期旁邊自動顯示星期幾，可以讓表格一目瞭然。許多教學影片也都會分享這個實用的 小技巧。
操作方法：使用 TEXT 函數
假設日期在 C12 儲存格，您想在 D12 顯示星期幾。
| 需求 | 公式 | 顯示結果範例 |
|---|---|---|
| 顯示 “星期三” | =TEXT(C12, “aaaa”) | 星期三 |
| 顯示 “週三” | =TEXT(C12, “aaa”) | 週三 |
| 顯示英文全名 | =TEXT(C12, “dddd”) | Wednesday |
| 顯示英文縮寫 | =TEXT(C12, “ddd”) | Wed |
輸入公式後，同樣使用填滿控點向下拖曳，即可快速套用至所有日期。
三、常見問題與解決方案
如何避免 Excel 將數字自動變成日期？
有時輸入 12/2 這樣的數字（例如料號或比數），Excel 會自動將其轉換為「12月2日」。要避免這種情況：
- 方法一：預先格式化儲存格：在輸入數字前，選取目標儲存格或整欄，按 Ctrl + 1 打開「儲存格格式」對話方塊，在 數值 索引標籤下選擇 文字 格式。
- 方法二：輸入前加上單引號：在輸入數字前，先輸入一個英文的單引號 ‘，例如輸入 ’12/2。按下 Enter 後，單引號會消失，但儲存格內容會被強制視為文字。這個方法對於後續要使用 VLOOKUP 等查閱函數時特別有用，因為函數在計算時會忽略這個單引號。
如何變更日期的顯示格式？
選取含有日期的儲存格，按 Ctrl + 1，在「儲存格格式」的 數值 索引標籤下，選擇 日期 或 自訂，即可在右側的「類型」清單中選擇您偏好的顯示方式，例如 YYYY/MM/DD、YY年M月D日 等。
四、延伸閱讀
若您對 Excel 的其他功能感興趣，例如與 Word 進行合併列印，或是更進階的資料分析，建議可以尋找相關主題的文章與教學，持續精進您的 office 應用能力。網路上的教學資源與服務相當豐富，能幫助您解決各種疑難雜症。
常見問題 (FAQ)
Q1: 我想插入一個不會變動的生日日期，應該用什麼方法？
A1: 使用快捷鍵 Ctrl + ; (分號) 輸入當前日期後，手動修改成年份和月日即可。或者直接輸入 YYYY/MM/DD 格式的日期，Excel 會將其識別為靜態日期值。
Q2: 如何建立一個永遠顯示「今天」日期的儲存格，以便我每天打開報表都能看到最新日期？
A2: 在該儲存格中輸入公式 =TODAY()。
Q3: 我設定了依條件自動產生時間戳的公式，但 Excel 顯示「循環參照」的警告，該怎麼辦？
A3: 這是因為公式參照了自己所在的儲存格。請依照上面「依條件自動產生固定日期與時間」章節的教學，前往 檔案 > 選項 > 公式，並勾選 啟用反覆運算計算。
Q4: 如何快速將 2024/08/24 這種格式的日期，全部轉換成符合我們臺灣習慣的 中華民國 113 年 08 月 24 日？
A4: 選取所有日期儲存格，按 Ctrl + 1 打開「儲存格格式」，選擇 自訂，然後在類型欄位中輸入 [$-404]e”年”mm”月”dd”日”，即可完成轉換。
總結
以上就是本文內容，精通 Excel 的日期自動化技巧，是從入門使用者邁向高效率專家的關鍵一步。從簡單的 Ctrl + ; 快捷鍵，到動態的 TODAY() 和 NOW() 函數，再到結合 IF 與循環參照的條件式時間戳，以及利用 TEXT 函數顯示星期，這些工具能極大地簡化您的工作流程。花時間熟悉並在實務中應用這些技巧，您會發現處理與日期相關的數據將變得前所未有的輕鬆與精準。
