在今日全球化的職場環境中，使用英文撰寫電子郵件已是家常便飯。無論是催促進度、回覆客戶詢問，還是與海外同事溝通，一個簡單的「回覆」動作，背後卻隱藏著許多學問。您是否曾對reply和response的區別感到困惑？或是寫出過「I will reply you ASAP.」這樣的中式英文？身為一個專業工作者，正確地使用回覆英文相關的詞彙，不僅能展現您的專業度，更能避免在這個緊密連結的世界中產生不必要的誤會。
本文章將深入探討reply、response、answer等詞的細微差別，並提供多種情況下的實用句型與表格整理，幫助您一次掌握英文回覆的精髓。
核心差異：Reply vs. Response，不只是「回覆」這麼簡單
許多人將reply和response混為一談，但它們在語意上的關鍵意義存在差異。簡單來說，reply強調「回覆的動作」，而response則側重於「回覆的內容與實質性」。
Lucy在催促公司製造部門的郵件中寫下 “Please reply.”，她收到一封回信寫著：”I surely can give you a reply, but I can’t give you a response.” 這句話完美地詮釋了兩者的不同。對方的意思是：「我當然可以回信給你（這個動作），但我無法給你一個具體的答覆或解決方案（你期待的內容或需求）。」
Reply 與 Response 比較
為了更清晰地理解，我們可以參考下表，表中清楚說明瞭兩者作為名詞時的用法區別：
| 特性 | Reply | Response |
|---|---|---|
| 語意核心 | 回覆的「動作」 | 回覆的「內容」與「反應」 |
| 中文翻譯 | 回應、回信 | 回答、答覆、反應 |
| 使用情境 | 指任何形式的應答，特別是書信往返。強調「我有回了」。 | 強調針對問題、請求或狀況，給予了深思熟慮的、有內容的答案或解決方案。 |
| 範例 | Thank you for your reply. (感謝您的回覆。) | We need a detailed response to the client’s complaint. (我們需要對客戶的投訴做出詳細的答覆。) |
因此，當您感謝對方時，Thank you for your reply.是禮貌的標準用法。但如果您收到了對方提供的詳盡資訊或解決方案，使用Thank you for your response.則更能表達您對其回覆「內容」的讚賞。
動詞 Reply 的正確用法：別再說 “Reply me”！
Reply作為動詞時，最常見的錯誤就是將它當作「及物動詞」，後面直接加上受詞。事實上，reply是不及物動詞，當我們要表達「回覆某人或某事」時，必須加上介係詞to。
錯誤用法：
– I will reply you ASAP.
– Did you reply my email?
正確用法：
- I will reply to you ASAP. (我會盡快回覆您。)
- Did you reply to my email? (您回覆我的郵件了嗎？)
- He replied that he was happy to accept our wedding invitation. (他回覆說他很樂意接受我們的婚禮邀請。)
reply這個字除了用在書信中，也可以指對一個行動做出反應，如下方的例句：
法國隊(France)開球不久便率先進球，之後西班牙隊在14分鐘內以三記進球回覆(replied)。(France took an early lead before Spain replied with three goals in 14 minutes.)
另外，reply的re-字首本身就有「回來」的意思，因此說reply back是贅字，應直接使用reply即可。
其他實用的「回覆」相關詞彙
除了reply和response，還有其他詞彙可以在不同情境下更精準地表達「回覆」的意思。
- Answer: 最通用的「回答」，主要用於對「問題」或「指責」的直接回答。例如：The 老師 asked a question, but she did not answer. (老師問了一個問題，但她沒有回答。)
- Get back to: 一個非常口語化且常見的片語，意思是「稍後回覆你」。當下無法立即給出答案時，這是非常實用的說法。例如：I’m busy right now. I’ll get back to you as soon as I can. (我現在很忙，會盡快回覆你。)
- Write back: 明確指「回信」，強調以書寫方式回覆。例如：I got a letter from a friend and I am going to write back to him. (我收到朋友的信，準備要回信給他。)
- Acknowledge receipt: 這是非常正式的商務用語，意思是「確認收悉」，用來告知寄件人您已收到信件（例如內含履歷的郵件），但尚未處理。例如：This is to acknowledge receipt of your email. (此信旨在確認已收到您的郵件訊息。)
專業郵件回覆實用句型
在不同的郵件溝通情況中，善用固定的專業句型短語，能讓您的溝通更有效率且得體。這些英文用語能幫助您在郵件開頭與內文中，根據您與收件人的關係，使用最恰當的語氣。
感謝對方的回覆：
- Thank you for your prompt reply. (感謝您的迅速回覆。)
- Thank you for your email. (感謝您的來信。)
請求對方盡快回覆：
- I’d appreciate it if you could reply at your earliest convenience. (如果您能盡快回覆，我將不勝感激。這是 ASAP 的禮貌說法。)
- I look forward to hearing from you soon. (期待盡快收到您的回覆。)
為延遲回覆而道歉：
- I apologize for the delay in replying. (抱歉延遲回覆。)
- Sorry for the late reply. (較口語的說法。)
告知將會稍後回覆：
- I have received your reply and will get back to you shortly. (已收到您的回覆，會盡快與您聯繫。)
- I’ll take a look at this and get back to you soon. (我會看一下，然後盡快回覆您。)
正式的結尾敬語：
- 在正式商務郵件中，除了Best regards,，也可以使用Sincerely,作為結尾。
延伸閱讀
若您想進一步探索商務溝通技巧，可以搜尋關於「如何撰寫追蹤信(Follow-up Letter)」或「專業會議邀請函範本」等主題，這些都能加深您對國際職場溝通的理解。
常見問題 (FAQ)
Q1: 我可以說 “Please reply me ASAP” 嗎？
A: 不可以。這是最常見的錯誤之一。Reply是不及物動詞，後面不能直接加人稱代名詞。正確的說法是「Please reply to me ASAP.」。
Q2: “Thank you for your reply” 和 “Thank you for your response” 哪個比較好？
A: 兩者都正確，但語意有細微差別。Thank you for your reply.是通用且禮貌的說法，適用於任何回信。如果您特別想強調對方提供了您所需要的詳細資訊、答案或解決方案，使用Thank you for your response.會更貼切，更能表達您對回覆「內容」的肯定。
Q3: 如果只是想告知對方「信件收到了」，最簡單的說法是什麼？
A: 在非正式的溝通中，可以簡單地說Got it.、Noted.或Received with thanks.。在正式的商業郵件中，建議使用I have received your email. (我已收到您的郵件。) 或更正式的This is to acknowledge receipt of your email. (此為告知已收到您的郵件。) 來顯得更專業。
總結
掌握英文中「回覆」的正確用法，是提升專業形象的關鍵一步。本文的焦點在於釐清核心觀念，請記得reply是動作，response是內容；使用reply時，別忘了加上介係詞to。根據不同的情境，靈活運用answer、get back to等詞彙，並搭配本文提供的實用句型，您的英文郵件溝通能力必能更上一層樓，在跨國溝通中游刃有餘。
