本文將深入解析 To、CC、BCC 的概念與適用情境，並提供具體的使用建議，幫助讀者掌握電子郵件的最佳實踐，讓每封郵件都發揮其最大效用。
CC 和 BCC 是什麼意思？
在電子郵件服務中，CC（Carbon Copy，副本）和 BCC（Blind Carbon Copy，密件副本）是兩種常見的抄送方式，主要用於向多位收件者發送相同內容的郵件，但在顯示方式上有所不同。這兩個概念的起源可以追溯到早期使用複寫紙來創建副本的方式，雖然現代已不再使用這種技術，但「CC」與「BCC」這兩個英文縮寫仍被沿用至今。
電子郵件 To、CC、BCC 的正確使用方式
在職場電子郵件溝通中，To、CC 和 BCC 的合理使用不僅能確保訊息有效傳達，還能避免不必要的誤會與資訊過載。許多剛進入職場的年輕人常常混淆這三者的用途，導致收件者無法確定是否需要回應，甚至影響工作效率。因此，理解三者差別並正確應用這些使用技巧至關重要。
1. To（主要收件人）
To 欄位應填入主要溝通對象，即對這封信件需要回應或執行動作的人。這些收件者通常與郵件內容有直接關聯，可能是：
- 需要提供回應的客戶、同事或主管
- 需要執行後續任務的負責人，以及相關的業務執行者
- 需要確認訊息並回覆意見的對象
使用原則
- 僅包含主要溝通對象，避免一次 To 太多人，導致責任不明確
- 謹慎選擇 To 的對象，避免直接包含過高層級的主管，以免影響內部協作關係
- 問候對象應以 To 欄位的人為主，其他收件者僅作為參考
錯誤示範
- 寄信給某同事（To），但同時把該同事的主管也放在 To，這可能會讓主管誤以為應該回應或處理該問題
- 在 To 欄位填入整個部門的郵件群組，卻沒有明確指派主要負責人，導致無人回應
正確示範
- 針對一項任務，To 欄位填入該任務的負責人，而非相關部門的所有人
- 在跨部門溝通時，To 欄位應包含實際參與決策或執行的對象，而非所有相關人員
2. CC（副本收件人）
CC（Carbon Copy，副本）的概念來自傳統碳紙複寫技術。在電子郵件中，當寄件者在「CC」欄位中加入收件人時，所有郵件接收者都能看到彼此的電子信箱，這些人即成為副本收件者。所有 CC 中的收件者的地址均會顯示，讓相關人員明瞭郵件傳送情況。使用 CC 時，也請注意不要在信中公開所有收件者的姓名，以免侵犯隱私。
這裡也提醒大家，若不慎使用回覆全部(reply all)功能，可能會讓所有人看到不該公開的資訊(例如附件的機密文件)，甚至被誤認為是寄送垃圾郵件，影響整體活動與協作準確性。
CC 的使用情境
- 用於知會相關人員：例如，當你向客戶發送重要郵件時，可以 CC 給你的直屬上司，確保他能查看收件匣的信件了解討論內容。
- 團隊協作時共享資訊：例如，在跨部門合作時，將多位同事加入 CC（有些收件箱介面會以方塊圖示呈現CC選項），可確保所有收件者名稱清楚且透明，便於大家掌握同樣資料。同時，產品經理也常利用此功能通知團隊最新進度。
- 正式郵件與紀錄保存：在與外部夥伴或客戶溝通時，適當使用 CC 可讓所有與會者記錄下來，避免誤會並方便日後查證。
使用原則
- 知會但不干涉，確保 CC 的對象僅限於需要了解此郵件內容的人
- 避免不適當的職位層級，不應該讓職位較低的員工 CC 高層主管，而主要溝通對象卻是同級同事
- 減少不必要的 CC，避免過度擴散訊息，導致收件人收到大量與自身無關的郵件
錯誤示範
- 寄信給客戶（To），但 CC 內部主管，此舉可能會讓客戶認為主管正在監督，影響信件氛圍
- 主管直接 To 員工，但 CC 該員工的下屬，這可能造成權責不清
正確示範
- 一位業務人員將工作進度回報給主管（To），並 CC 相關團隊成員，以讓他們掌握進展
- 一位專案經理向客戶報告專案進度（To），同時 CC 內部技術負責人，讓其知曉內容
3. BCC（密件副本收件人）
BCC 字段（Blind Carbon Copy，密件副本）與 CC 類似，但關鍵的不同在於，收件人無法看到其他被 BCC 的人。當需要保護敏感資訊時，可以使用密件副本。這意味著，即使所有郵件中的收件者清單都在發送，彼此卻無法查知其他收件者的具體地址；被 BCC 者的身份對其他人完全隱藏。
BCC 的使用情境
- 隱藏收件者名單：當你需要發送群體郵件但不希望收件人彼此知道對方的電子郵件地址時，可以使用 BCC。
- 防止群發郵件造成隱私問題：例如，公司 HR 部門向員工群發薪資調整通知時，會 BCC 員工，以確保個人隱私。
- 避免不必要的回覆：若寄件人不希望收件者互相回覆影響工作效率，可以使用 BCC 來限制回覆範圍。
使用原則
- 謹慎使用，避免讓 BCC 的對象不小心「全部回覆」，導致身份暴露
- 適用於正式或敏感郵件，如群發公告、投訴信件、內部監督等
- 可作為保護機制，但不應用於不當舉報或隱瞞資訊
錯誤示範
- 將某人 BCC，結果該人誤按「全部回覆」，導致其他人發現 BCC 的存在，造成尷尬或內部矛盾
- 濫用 BCC，試圖在不通知某些人的情況下讓他們「偷聽」郵件內容，這可能會破壞信任
正確示範
- 發送員工福利通知給所有員工，將所有收件者放入 BCC，避免個資外洩
- 一位主管將爭議性決策的郵件 BCC 給更高層領導，以確保有正式的記錄
4. To、CC、BCC 差異比較表
| 類別 | 適用對象 | 主要作用 | 是否公開 |
|---|---|---|---|
| To | 主要溝通對象 | 需要回覆或執行動作 | 是 |
| CC | 相關但無直接責任者 | 知會、參考 | 是 |
| BCC | 需隱藏的收件人 | 保護隱私、存證 | 否 |
CC 和 BCC 的英文例句
在電子郵件中，CC（Carbon Copy，副本）和 BCC（Blind Carbon Copy，密件副本）除了作為名詞使用外，亦常被當作動詞使用。當您希望將某人添加為副本收件人時，可以說「我 CC 給他」，而將某人添加為密件副本收件人時，則說「我 BCC 給他」。在書寫時，這些縮寫可以使用大寫或小寫，均被視為正確。
在使用過去式時，通常在縮寫後加上「’d」以表示。例如：「I CC’d him on the email.」表示「我在郵件中抄送了他」；「She BCC’d her manager.」表示「她將她的經理密件副本抄送了」。
- Please remember to CC the HR department when sending out the interview invitations.
（請記得在發送面試邀請時，將人資部門加到副本。） - I accidentally BCC’d the wrong person in the last email.
（我在上一封郵件中不小心密件副本寄給了錯誤的人。） - Can you CC me on the client update so I can stay informed?
（你可以把客戶更新的郵件副本寄給我，讓我保持消息靈通嗎？） - She always BCCs her assistant when communicating sensitive information.
（她在傳達敏感信息時，總是會密件副本給她的助理。） - The team leader asked everyone to CC him on project-related discussions.
（團隊領導要求大家在與專案相關的討論郵件中都副本給他。）
關於BCC的常見問題
BCC是什麼縮寫？
BCC 是 “Blind Carbon Copy” 的縮寫，中文稱為「密件副本」。在電子郵件中，使用 BCC 可以將郵件副本發送給其他收件人，同時隱藏這些收件人的電子郵件地址，使彼此無法看到對方的資訊。
CC給我什麼意思？
CC 是 “Carbon Copy” 的縮寫，中文稱為「副本」。在電子郵件中，使用 CC 可以將郵件副本發送給其他收件人，且所有收件人都能看到彼此的電子郵件地址。這通常用於讓相關人士知悉郵件內容，但不需要他們直接回覆或處理。
BCC會被發現嗎？
當您在電子郵件中使用 BCC 時，主要收件人（To）和副本收件人（CC）無法看到被列入 BCC 的收件人。同樣地，BCC 收件人也無法看到其他被列入 BCC 的收件人。因此，BCC 的使用者身份對其他收件人是隱藏的。
密件副本怎麼用？密件副本對方看的到嗎？
使用密件副本（BCC）的方法如下：
- 在撰寫新郵件時，找到「密件副本」或「BCC」欄位。
- 將您希望隱藏的收件人的電子郵件地址輸入該欄位。
- 在「收件人」（To）欄位中輸入主要收件人的地址。
- 完成郵件的內容後，點擊發送。
被列入 BCC 的收件人只能看到他們自己的地址，無法看到其他 BCC 收件人的資訊。同樣地，主要收件人和 CC 收件人也無法看到被列入 BCC 的收件人。
總結
電子郵件的 To、CC 和 BCC 各有其特定的用途，合理使用這些欄位能有效提升溝通效率，確保訊息傳遞的清晰度與隱私性。To 適用於主要溝通對象，CC 讓相關人員知悉訊息，而 BCC 則可用於保護收件人隱私或避免群發郵件帶來的不便。正確運用這些功能，不僅能展現專業素養，也能提升職場溝通的精確度與效率，使郵件發送更具策略性。希望本指南能幫助您在未來的郵件溝通中更加得心應手！
