在當今數位化的工作環境中，協作工具成為提升團隊效率的重要資源。Notion 作為一款功能強大的工具，不僅支持多人共同編輯，還提供靈活的權限管理，以滿足不同用戶的需求。透過邀請特定人員、共享至網路以及工作區成員的功能，Notion 使得團隊可以根據實際情況靈活調整協作方式，確保信息安全的同時增進合作的順暢。此外，個人免費版中的邀請限制也促進了小型團隊或家庭用戶的協作。本文將深入探討 Notion 的共享與協作功能，幫助用戶更有效地利用這一平台達成工作目標。
Notion 可以共同編輯嗎？
是的，Notion 支援多人共同編輯，是協作和團隊工作的理想工具。用戶可以透過多種方式邀請他人參與頁面的編輯:
- 邀請特定人員 (Invite):Notion 允許你針對特定人員開啟權限，包括「完整編輯權限」、「僅能編輯」、「僅能評論」或「僅能查看」。這種方式適合不希望頁面被過多外人訪問時使用。
- 共享至網路 (Share to web):此功能會生成一個公開連結，可以讓任何人訪問該頁面。如果勾選「Allow editing」，訪客即可直接編輯頁面內容。這種分享方式適合公開的知識庫或希望廣泛協作的文件，但需要謹慎設置權限，以確保內容安全。
- 工作區成員 (Workspace Members):對於長期需要協作的團隊，Notion 支援將成員加入工作區，並允許根據團隊需求管理不同頁面的權限。此模式適合使用 Notion 進行整體項目管理的公司或團隊使用。
綜合以上方式，Notion 提供了靈活的權限管理選項，讓用戶可以根據不同的需求，選擇適合的協作模式和安全設置。
Notion 如何分享給別人？
在 Notion 中，你可以透過不同的方式將內容分享給他人，無論是完全公開的分享，還是僅限指定人員查看或編輯，以下是幾種主要的分享方式:
- 分享至網路(Share to Web):這種方式會生成一個公開連結，任何擁有連結的人都可以訪問頁面。當你開啟此選項後，可以設置更多權限，例如「Allow editing」(允許編輯)、「Allow comments」(允許評論)或「Allow duplicate as template」(允許複製為範本)。這對於希望將筆記或項目完全公開給廣大受眾，例如作為知識庫、線上課程或作品展示的情況非常實用。
- 邀請指定人員(Invite):你可以選擇特定的 Notion 使用者並設置權限，包括「Full Access」(完全權限，可以分享和編輯)、「Can Edit」(只能編輯)、「Can Comment」(只能評論)及「Can View」(只能查看)。這種方式適合需要與特定團隊成員或合作夥伴進行私密協作的場合。
- 工作區成員共享(Workspace Members):適用於使用 Notion 管理團隊的情況，成員可以訪問整個工作區內的頁面。這種方式通常用於需要頻繁協作的團隊，且可以依需求分配不同的權限和小組。
- 自訂分享權限:在 Notion 中你可以選擇「Can view」(查看)、「Can comment」(評論)或「Can edit」(編輯)等訪問權限，根據頁面需要調整訪問者的權限，以確保內容安全並達到協作的效果。
Notion如何刪除成員？
在 Notion 中，刪除成員的步驟相對簡單，但需要管理者或空間擁有者的權限才能進行。具體流程如下:
- 進入「設定與成員」:在 Notion 左側邊欄中找到「設定與成員」選項，這是管理成員和訪客的主要入口。
- 選擇要刪除的成員:進入成員管理頁面後，找到你要移除的成員。成員名旁會有一個下拉選單，點擊後會顯示「刪除」選項。確認後，該成員將無法再訪問該工作區或團隊空間。
- 確認刪除:點擊刪除後，系統會彈出確認窗口，確認後該成員將被完全移除。若該成員擁有的頁面或內容仍需要保存，建議在移除成員前進行備份。
此外，對於大型團隊，Notion 提供了不同的權限設置，讓擁有者可以靈活管理成員的查看、編輯和分享權限，從而保護工作區內容的安全。
Notion 個人免費版戶口最多可邀請多少個共同協作者？
在 Notion 個人免費版中，用戶可以邀請最多 5 位訪客(包含自己)來共同協作，這些訪客可以被授予「檢視」、「評論」或「編輯」的權限。這種設計特別適合小型協作或家庭使用，但對於需要更多協作成員的情況，則建議升級至 Notion 的 Plus 或更高級的方案。
而在公開分享方面，Notion 免費版允許開放特定頁面給外部訪客查看，但如果希望無限量邀請協作者，仍需考慮升級至付費方案。
總結
Notion支援多人共同編輯，是理想的協作工具。用戶可邀請特定人員參與編輯，並設置不同的權限，如「完整編輯權限」或「僅能查看」。另可生成公開連結共享，並可允許訪客編輯。對於長期協作的團隊，Notion支持將成員加入工作區，靈活管理頁面權限。刪除成員需管理者權限，透過設定管理可輕鬆達成。Notion提供多樣的分享與協作功能，提升團隊效率。