避免決議無效！主委、委員都該懂的「管委會開會流程」5大關鍵步驟

居住在公寓大廈的我們，都聽過「管委會」這個組織，它就像社區的心臟，負責推動日常的運作與維護，直接影響著我們的居住品質與生活環境。這個重要的管理組織，其日常的社區管理與公共事務處理，都仰賴有效的會議。然而，許多住戶對於管委會的會議到底如何召開、決議如何產生、以及其權力範圍常常一知半解。一個運作順暢、透明公開的管委會，其會議流程的嚴謹性至關重要。

本篇文章旨在深入解析「管理委員會」的會議流程，從最基本的概念釐清，到會議前的召集、會議中的議程、決議的表決，再到會後的紀錄與執行，提供一份詳細且完整的操作指南。同時，我們將比較其與「區分所有權人會議」的差異，並解答常見的相關疑惑，幫助所有社區住戶更有效地參與社區治理，共同打造更優質的居住環境。

一、釐清核心概念：管委會 vs. 區分所有權人會議

在探討管委會的開會流程前，必須先釐清兩個最容易混淆的核心組織：「管理委員會」（管委會）與「區分所有權人會議」（區權會）。它們是社區治理的兩大支柱，也是公寓大廈管理組織的關鍵部分，權責分明，關係如同公司的「董事會」與「股東大會」。

區分所有權人會議（區權會）：社區的最高權力機構

組成： 由「區分所有權人」（即所有大樓屋主）組成。
職責： 如同社區的「立法機關」，負責制定和修改攸關全體住戶權利義務的最高準則——「規約」。其核心任務包括議決重大修繕或改良計畫、審議年度預算與財務報告、選舉或罷免管理委員等重大事項。
召開頻率： 根據《公寓大廈管理條例》第25條，每年至少應召開一次定期會議。

管理委員會（管委會）：社區的執行與管理核心

組成： 由區權會從具備權人資格的住戶中選任出的數位「管理委員」所設立的組織。
職責： 扮演社區「行政機關」的角色，其主要職責是「執行」區權會的決議事項，並負責公寓大廈的日常管理與維護工作。這包括公共環境的清潔維護、安全巡檢、收取與保管管理費、制止住戶違規行為等。社區管委會的運作至關重要。
召開頻率： 為了處理日常事務，管委會的開會頻率遠高於區權會，通常依據社區規約訂定，例如每月或每兩個月召開一次。

簡單來說，區權會是「決策者」，決定社區的大方向與規則；管委會則是「執行者」，負責落實這些決策並處理日常瑣事。管委會的權力來自於區權會的授予，其所有行為都不能逾越法律、規約及區權會決議的範疇。

二、管委會會議的標準作業流程（SOP）

《公寓大廈管理條例》第29條明確指出，社區管理委員會的召集方式與事務執行方法，應依區權會的決議，或是在規約中另有規定。因此，每個社區的管委會開會細節可能略有不同。以下我們將整合法規精神與實務操作，提供一套標準、完整的管理委員會會議流程。

第一步：會議召集

召集人： 通常由「主任委員」（主委）擔任會議召集人及主席，也就是管理委員會主任委員。

會議通知： 雖然法規未像區權會一樣強制規定管委會的通知時限，但為讓管委會成員能充分準備，良好的做法是在規約中訂定明確的通知時間（例如開會前3至5天）。通知方式可以張貼於社區公告欄、電梯，或透過社區的LINE群組、APP發送。除非有緊急情況需要立即召開會議。

通知內容： 一份完整的開會通知應包含以下資訊：

會議屆次（例如：第X屆第X次管理委員會議）
開會時間（年、月、日、星期、幾點幾分）
開會地點（例如：社區會議室）
出席委員名單
會議議程（詳細列出本次要討論的報告事項與討論事項）
相關附件（如財務報表、廠商估價單等）

第二步：會議開始

簽到與確認法定人數： 出席的委員應在簽到簿上簽名。主席需確認出席區分所有權人數是否達到規約所訂的「法定開會人數」（通常為全體委員的「過半數」）。若人數不足，會議不可進行決議，應另訂時間召開。
主席宣布開會： 在確認達到法定人數後，由主席宣布會議正式開始，並確認上次會議紀錄。

第三步：會議進行（議程）

一場結構化的會議通常會依照以下議程進行：

報告事項：

上次會議決議執行進度報告： 由相關委員或物業公司經理報告上次會議決議的辦理情形。
財務收支報告： 由財務委員報告上個月（或上一期）的管理費收支、公共基金運用狀況、欠繳戶數等。這是確保財務透明的關鍵環節。
各項工作報告： 如機電、消防、環境、安全等委員就其職掌範圍進行工作報告。

討論事項：

這是會議的核心，針對預先列於議程中的議題進行討論。例如：

社區修繕工程（如外牆漏水、電梯更新）的廠商選擇與合約審議。
住戶陳情或建議事項的處理方案。
年度社區活動（如中秋晚會、聖誕活動）的規劃。
管理規約條文的修訂提案（討論後送交區權會決議）。

臨時動議：

處理議程中未列入，但具急迫性或臨時發生的事項。為維持會議效率，住戶們應理解，應盡量避免濫用臨時動議，重大事項仍應排入正式議程以便委員們事先研究。

第四步：議案表決

決議門檻： 當討論結束後，主席應就議案提請表決。管委會的決議門檻同樣由社區規約自訂，最常見的規定是「出席委員過半數」同意，議案即為通過。
投票方式： 可採舉手表決、口頭同意或書面投票等方式。無論何種方式，主席都應清楚宣布表決結果（同意X票，反對X票，廢票X票），並明確載入會議紀錄。

第五步：會後事項

撰寫與公告會議紀錄：

會議結束後，應由專人（如總幹事或文書委員）詳實製作會議紀錄，內容需包含會議時間地點、出席與缺席委員、討論過程摘要、以及最重要的「決議內容與表決結果」。

紀錄完成後應送交主席簽名確認。根據《公寓大廈管理條例》第35條，住戶等利害關係人有權請求閱覽會議紀錄，因此為了確保資訊公開透明，管委會應將會議紀錄在一定時間內（例如會後7日內）公告於社區布告欄。

執行與追蹤決議：

會議的價值在於執行。管委會應根據決議內容，分派工作，並在下次會議中追蹤執行進度，形成一個完整的管理循環。

三、管委會與區權會會議流程比較

為了讓您更清楚地掌握兩者差異，以下整理成比較表格：

項目	管理委員會 (管委會) 會議	區分所有權人會議 (區權會) 會議
法律定位	執行機構 (行政)	最高權力機構 (立法)
參與人員	由住戶選出的管理委員	全體區分所有權人 (屋主)
主要目的	執行區權會決議、處理日常管理維護事務	制定/修改規約、選舉委員、議決預算及重大事項
召開頻率	較高，依規約而定 (如每月一次)	較低，依法每年至少一次
召集通知	依規約訂定，實務上約3-5天前	法定10天前書面通知 (緊急臨時會為2天前公告)
法定開會人數	依規約訂定 (通常為委員過半數)	法定三分之二以上所有權人及其區分所有權比例合計出席
決議通過門檻	依規約訂定 (通常為出席委員過半數同意)	法定的出席人數四分之三以上及其產權比例同意
若人數不足	流會，擇期再開	可召開「重開議」，門檻降低為3人且產權五分之一以上出席
法律依據	《公寓大廈管理條例》第29條、社區規約	《公寓大廈管理條例》第30、31、32條

四、如何監督與制衡？推翻管委會決議的途徑

若住戶懷疑社區管理委員會的決議違法或不當，該如何自救？根據《公寓大廈管理條例》第37條，管委會的決議內容不得違反法令、規約或區權會的決議。若有違反，其決議是「無效」的。住戶可循以下途徑處理：

內部溝通與申訴： 首先向管委會提出書面異議，要求其說明或更正。
訴諸區權會： 聯合其他住戶，依《公寓大廈管理條例》第25條規定，請求召開「臨時區權會」，將管委會的不當決議作為議案，由全體住戶的最高意志來進行審議並做出最終裁決。
向主管機關申訴： 若管委會行為已明顯違反《公寓大廈管理條例》的強制規定（如侵占公共空間），可向地方縣市政府的主管機關（如建管處，或向內政部營建署洽詢）舉報。
提起民事訴訟： 若爭議無法解決，最終可向法院提起「確認管理委員會決議無效」之訴訟，透過司法途徑來解決紛爭，亦可諮詢專業的人士。

常見問題 (FAQ)

Q1：管委會開會時人數不足，可以繼續開會嗎？

A：不可以。若出席者未達規約所訂定的法定開會人數（通常是過半數），會議即不具備法定效力，僅能進行一般意見交換，不得對任何議案進行表決或做成決議。主席應宣布流會，並另訂時間重新召開。

Q2：我是承租人（租客），可以參加管委會會議或擔任委員嗎？

A：參加會議方面，管委會會議主要是委員的內部會議，承租人無權參加。但部分社區規約可能開放住戶（含承租戶）列席旁聽。至於擔任委員，根據《公寓大廈管理條例》條第29條第5項規定，非區分所有權人之住戶（如承租人），除非區權會決議或規約中「另有規定」，否則可以被選任為管理委員、甚至主任委員。因此，答案取決於您所在社區的規約，以及該承租人是否經合法受託人程序。

Q3：管委會的會議紀錄是否一定要公告給所有住戶看？

A：是的。為確保資訊透明，並落實《公寓大廈管理條例》條第35條賦予利害關係人的閱覽權，管委會應主動將會議紀錄公告，讓全體住戶了解社區事務的決策過程與結果。這是管委會應盡的法定義務之一。

Q4：管委會主委的任期是多久？可以無限期連任嗎？

A：根據《公寓大廈管理條例》條第29條第3項，管理委員會主任委員的任期依規約或區權會決議，為一至二年。最重要的是，主任委員、管理負責人、負責財務及監察業務的管理委員，連選得連任「一次」。即使社區規約寫可以無限連任，但因規約不得牴觸法律，故該規定無效，主委最多只能連任一次。

Q5：如果管委會收了管理費卻不辦事，或是有財務不清的疑慮，住戶該怎麼辦？

A：首先，的區分所有權人可以依《公寓大廈管理條例》條第35條，以利害關係人身分，書面請求閱覽或影印財務報表、會計帳簿等資料，管委會不得拒절。若發現具體事證，可先向監察委員或全體委員反映。若情況未改善，可聯合其他住戶召開區權會，要求管委會說明，甚至提出罷免。若涉及侵占、背信等刑事犯罪，可蒐集證據後向檢警機關提告。