在現代化的公寓大廈與社區生活中，「總幹事」扮演著不可或缺的關鍵角色，其核心職責相當廣泛。他不僅是社區管理委員會（簡稱管委會）決策的執行者，更是連結理事會、社區住戶與外部物業管理公司之間的核心橋樑。這個職務的管理工作內容包羅萬象，從行政事務、財務、安全維護到住戶關係經營，皆需要具備高度的專業知識、卓越的管理能力與圓融的溝通技巧，最終目標在於提升整體的生活品質。
本文將為您全方位解析社區總幹事的職務，內容涵蓋其核心職責、必備的證照與技能、依據社區規模而異的薪資行情，以及長遠的職涯規劃與入行建議，旨在提供一份最詳盡、最貼近實務的完整指南。
總幹事的核心職責與工作內容
總幹事（在不同社區或物業公司中，亦可能被稱為「社區經理」或「社區主任」）的工作猶如社區的「CEO」，需確保社區日常運作順暢，維護資產價值，並提升居住生活品質。其繁雜的管理工作內容可大致歸納為以下六大範疇：
1. 行政與會議管理
此為總幹事最基本的行政事務職能，確保社區管理有條不紊。
- 執行決議： 忠實執行「區分所有權人會議」及「管委會」的各項會議決議事項，將其轉化為具體的執行方案並追蹤進度，完成上級交辦的辦事項。
- 會議籌備： 負責籌備、規劃並通知各類會議，包括定期召開的管委會例會、臨時會議，以及年度最重要的區分所有權人會議。
- 文書作業： 詳實記錄會議內容，製作並公告會議記錄。同時，處理社區各項行政公文、公告的草擬與發布，並詳實填寫工作日誌。
2. 財務管理
總幹事是社區財務的守門人，需確保帳目清晰透明。
- 預算編制： 依據社區年度需求，擬定下一年度的管理維護預算草案，並提交管委會審議。
- 費用管理： 負責製作並派發管理費繳費單，並對逾期未繳的住戶進行催收作業，必要時需寄發存證信函。
- 帳務處理： 製作社區的財務報表（如收支明細表、資產負債表等），並定期公告，確保所有財務收支的透明化。
- 費用支付： 處理社區各項公共開銷的支付與核銷作業。
3. 營運與設施維護
維護社區的硬體設施，延長其使用壽命，是總幹事的重要工作。
- 日常巡檢： 每日巡視社區公共區域與各項設施，包括機電、消防、監控、環保、景觀等，及早發現問題。
- 修繕管理： 當設施發生故障時，需聯繫並協調合格的廠商進行維修。無論是在台北市北投區的老舊公寓，或是在桃園市蘆竹區的新興社區，都需負責監督施工進度、品質，並在完工後進行驗收。
- 廠商招募： 建立合格的廠商名錄，並在需要時（如大型修繕工程）依規定辦理招標、議價等事宜。
- 物料採購： 負責公共區域所需耗材（如燈管、清潔用品等）的採購與管理。
4. 人員管理與督導
總幹事作為現場最高主管，需領導現場的服務團隊。
- 指揮監督： 督導與管理社區內所有服務員工，包括保全、秘書、清潔人員，甚至是救生員或健身教練等。
- 績效考核： 依據工作經驗與表現，建立現場員工的勤務規劃與工作SOP，並進行訓練、考核與獎懲，確保服務品質。
- 人力調度： 負責現場人員的排班、休假代理及緊急人力調度事宜。
5. 住戶服務與溝通
此項工作極度考驗總幹事的EQ與溝通能力。
- 溝通橋樑： 擔任社區住戶與管委會之間的主要溝通管道，傳達政令，也彙整住戶的意見與建議向上呈報，提升住戶滿意度。
- 投訴處理： 第一時間受理並處理社區住戶的各類申告與投訴，並追蹤處理結果，即時回報。
- 糾紛協調： 協助處理社區住戶間的爭議（如噪音、漏水、寵物等問題），扮演公正的協調者角色。
- 社區活動： 規劃並執行社區的年度活動，如中秋晚會、中元普渡、母親節活動等，以凝聚社區向心力。
6. 安全與法規遵循
確保社區住戶的生命財產安全，並使社區運作合法合規。
- 安全管理： 協調保全人員落實門禁管制、訪客登記與社區巡邏等勤務，並定期檢查安全系統。
- 緊急應變： 制定並執行防災計畫，處理火災、地震、停電等各類突發緊急事件。
- 法規遵循： 確保社區的管理運作符合《公寓大廈管理條例》及消防、建築等相關法規，並與相關政府部門保持良好溝通。
總幹事的必備條件與技能
要成為一名稱職的總幹事，不僅要有熱忱，更需具備專業的證照與多元的軟硬實力。
專業證照
根據法規，執行總幹事業務必須具備以下證照之一，其中「事務管理人員」為最核心的證照。
- 公寓大廈事務管理人員 (俗稱「總幹事證照」)
- 公寓大廈防火避難設施管理人員
- 公寓大廈設備安全管理人員
- 防火管理人員
核心職能與人格特質
| 技能類別 | 具體能力描述 |
|---|---|
| 硬實力 (Hard Skills) | 基礎財會知識： 能看懂並製作財務報表，具備預算規劃能力。 |
| 法規知識： 熟悉《公寓大廈管理條例》等相關法律規範。 | |
| 設施設備認知： 對社區的電力、給排水、消防、監控等系統有基本了解。 | |
| 文書處理能力： 熟練使用Word, Excel, PowerPoint等辦公軟體製作公告、報表與會議資料。 | |
| 軟實力 (Soft Skills) | 溝通協調能力： 能清晰表達、耐心傾聽，並在不同立場的住戶與委員間有效協調內部。 |
| 問題解決能力： 面對突發狀況能保持冷靜，迅速判斷並提出有效的解決方案。 | |
| 領導統御能力： 能有效管理現場服務團隊，激勵士氣並提升工作效率，展現優異的組織能力。 | |
| 情緒管理與抗壓性： 總幹事常處於壓力中心，需具備極高的EQ與抗壓性來面對各種抱怨與挑戰。 | |
| 人格特質 | 根據Holland職業興趣測驗分析，此職務高度符合 企業型 (E)、常規型 (C) 與 社交型 (S) 的特質。這類型的人通常精力旺盛、做事有計畫、善於說服與組織，並樂於與人互動，重視和諧。 |
薪資行情與案場規模
總幹事的薪資受多重因素影響，其中「工作經驗」與「社區規模」是最關鍵的兩個變數。以下薪資數據參考1111人力銀行及104工作世界，並整合實務經驗，可能因地區（北部薪資普遍高於中南部）與物業公司政策而略有浮動。
薪資水平分析 (以北部為例)
| 經驗年資 | 平均月薪範圍 (新台幣) | 備註 |
|---|---|---|
| 1年以下 (新鮮人) | 40,000 – 44,000 | 通常從小型社區或擔任副手開始，學歷要求多為高中職以上。 |
| 1~3年 | 42,000 – 47,000 | 已具備獨立作業能力，多在中型社區服務。 |
| 3~5年 | 44,000 – 51,000 | 工作經驗純熟，能應對較複雜的社區事務。 |
| 5~7年 | 46,000 – 55,000 | 可勝任大型社區或擔任管理職，如經營管理主管。 |
| 7年以上 | 49,000 – 65,000+ | 資深經理級，頂級豪宅總幹事薪資可達7萬至12萬。 |
社區規模對職務的影響
社區的戶數規模直接決定了總幹事的工作複雜度、團隊大小與薪資水平。
| 案場規模 | 戶數 | 人力配置與工作內容 | 北部薪資行情 (約略) |
|---|---|---|---|
| 小型案場 | 200戶以下 | 總幹事需身兼多職，包辦行政、財務、服務等所有事務。團隊通常只有1-2名保全及1名清潔。適合新手入門或屆退人士。 | 38,000 – 45,000 |
| 中型案場 | 200-500戶 | 為市場主流，例如在台南市安平區的許多建案。通常會增設「財務秘書」或「行政秘書」分擔帳務與庶務，讓總幹事能更專注於管理與決策執行。 | 45,000 – 52,000 |
| 大型案場 | 500-700戶 | 可能會出現「副總幹事」編制。總幹事（經理）負責對管委會的策略溝通與人員統籌；副總幹事（主任）則負責執行面的事務與廠商管理。 | 50,000 – 60,000 |
| 巨型案場 | 700戶以上 | 如新北市部分大型造鎮社區，組織分工更細，總幹事主要負責將管委會的「想法」轉化為可執行的「做法」，並分配給副手及各組秘書執行。更偏向高階策略規劃。 | 55,000 – 70,000+ |
| 頂級豪宅 | 不限戶數 | 人力配置遠超同級戶數量體，極度要求服務的精緻度與細膩度。總幹事需具備飯店式管理的思維與應對高端客戶的能力。 | 70,000 – 120,000+ |
職涯發展與入行建議
建議的職涯路徑
直接應徵總幹事對於無工作經驗者是極大的挑戰。業界普遍建議的穩健路徑是：
1. 打好基礎 (半年至一年)：
- 男性： 可從「保全」（尤其大廳哨）做起，熟悉社區生態、住戶樣貌與勤務流程。
- 女性： 可從「社區秘書」做起，熟悉行政事務、住戶應對與財務流程。
2. 晉升過渡職位：
- 從保全可晉升為「行政保全」或「保全組長」，開始接觸部分總幹事的行政工作。
- 財務秘書因常需代理總幹事職務，是絕佳的學習位置。
3. 成為總幹事：
- 在累積足夠的實務工作經驗與人脈後，考取證照，便可順利轉任專職總幹事。
自聘總幹事 vs. 委託物業公司
社區在聘用總幹事時，面臨「自聘」或「委託物業公司」的選擇，這對社區管委會而言是個重要決策。
| 比較項目 | 自聘總幹事 | 委託物業管理公司 |
|---|---|---|
| 成本結構 | 表面薪資較低，但社區管委會需自行負擔勞健保、年終、特休、退休金等法定成本。 | 報價看似較高，但已包含所有法定成本、公司管理費、利潤及稅金。 |
| 人員管理 | 社區管委會需自行負責招募、面試、管理、考核、訓練。 | 由物業公司負責，具備標準化的SOP與管理制度。 |
| 風險與備援 | 員工請假、離職時，易出現空窗期，需由管委自行處理。風險由社區承擔。 | 物業公司提供完整的排班與替補體系，確保服務不中斷。風險轉嫁給公司。 |
| 專業支援 | 僅依賴總幹事個人能力。 | 可獲得物業公司的法律、財務、工程等專業團隊的後勤支援。 |
總體而言，委託專業物業管理公司雖然帳面費用較高，但提供的是「服務的穩定度」與「風險的轉嫁」，對於缺乏管理經驗的社區管委而言，是更為穩妥的選擇。
常見問題 (FAQ)
Q1: 一定要考到證照才能當總幹事嗎？
A: 是的。根據《公寓大廈管理條例》規定，執行公寓大廈管理維護業務的人員必須領有中央主管機關核發的認可證。最核心的就是「公寓大廈事務管理人員」證照，此為擔任總幹事的法定職責前提，需參加營建署認可機構開設的課程並通過考試（60分及格）方能取得。
Q2: 沒有相關經驗可以直接應徵總幹事嗎？
A: 理論上只要您有證照就可以應徵，但實務上強烈不建議。一個沒有社區工作經驗的總幹事，很難有效管理資深的保全或秘書，也無法應對社區內錯綜複雜的人際關係與潛規則，陣亡率極高。建議遵循前文提到的職涯路徑，從基層做起，累積工作經驗後再轉任。
Q3: 總幹事的薪水大概落在哪個範圍？
A: 薪資範圍很廣，新手總幹事月薪約在4萬至4萬5千元之間，而資深或在大型、豪宅社區服務的總幹事，月薪可達6萬、甚至10萬元以上。薪資主要取決於您的工作經驗、社區的規模、所在地點（如新北市等北部地區通常較高）以及服務的精緻度要求。
Q4: 社區自聘總幹事跟委託物業公司有什麼根本上的差別？
A: 最根本的差別在於「責任歸屬」與「支援系統」。自聘總幹事，管委會（社區管委）需承擔雇主的所有法律責任與管理風險，且總幹事是孤軍奮戰。委託物業管理公司，則是將這些責任與風險轉嫁給專業公司，總幹事背後有整個公司的制度、資源與備援人力作為後盾，服務的穩定性與專業度通常更高。
總結
社區總幹事是一份極具挑戰性、需要「文武雙全」的職業。它不僅要求管理者具備行政、財務、法律、工程等多元的硬知識，更考驗其在處理人際關係時的軟實力。這是一個以「人」為核心的管理工作，每天面對來自社區住戶、委員、廠商、下屬的各種狀況，其核心職責在於溝通與協調，因此卓越的溝通能力與高EQ是能否勝任的關鍵。
雖然工作繁重且壓力巨大，但對於喜歡組織規劃、樂於解決問題、善於與人溝通的求職者而言，總幹事無疑是一份穩定且能帶來滿滿成就感的長青事業。只要不斷精進專業、用心服務，就能在這片領域開創屬於自己的一片天。
