「發薪日」是每位上班族最期待的日子，而隨之而來的「薪水單」不僅是確認收入的憑證，更是勞工權益與雇主責任的具體展現。然而，這張薄薄的紙或電子文件，卻是勞動檢查中常見的違規項目。根據勞動部統計，薪資單相關的裁罰案件屢見不鮮，罰鍰更可能從新台幣2萬元起跳，最高可達100萬元。一張合規、透明的薪水單，不僅能保障勞工「知」的權利，更是建立良好勞資關係、避免無謂糾紛的基石。
本篇文將依據《勞動基準法》及其施行細則，為您完整解析一份合法薪資單的構成要件，從四大核心內容到應發、應扣項目的細節，並破解常見的提供與保存迷思，幫助人資夥伴與企業主輕鬆製作出專業且完全合規的薪資明細，搞懂所有薪資的眉角。
薪資單的法律基礎與核心要件
薪資單的法源依據主要來自於《勞動基準法》第23條第1項及《勞動基準法施行細則》第14-1條。這些法令規定明確指出，雇主給付工資時，應提供「工資各項目計算方式明細」給勞工，並應置備「勞工工資清冊」，將發放工資、工資各項目計算方式明細、薪水總額等事項記入，且工資清冊應保存五年。
這意味著，提供薪資單是雇主的法定義務，而非可有可無的福利。唯一的例外情況，是針對非「僱傭關係」的合作模式，例如與外部顧問、接案的自由工作者之間的「承攬」關係，則不適用勞基法此項規定，此點需向主管機關確認。
一份符合勞基法規範的薪資單，必須清楚揭露以下四大核心要素：
- 勞雇雙方約定的工資總額：指該薪資週期內，勞工因工作而獲得之所有報酬的未稅、未扣除任何項目前的總金額。
- 工資各項目之給付金額（應發項目）：將工資總額細分為各個具體項目及其金額。
- 依法令或勞雇雙方約定得扣除項目之金額（應扣項目）：依法令規定或雙方同意可從薪資中預先扣除的款項。
- 實際發給之金額：即應發項目總額減去應扣項目總額後，勞工最終實際收到的淨額（實領薪資）。
薪資單項目全解析：應發與應扣項目
為了徹底了解薪資單的結構，我們必須深入解析「應發項目」與「應扣項目」的具體內容。這不僅影響勞工的實領薪資，更與勞健保投保級距、加班費計算基礎及稅務申報之稅額息息相關。
（一）應發項目：您的薪水是如何組成的？
應發項目可大致分為「經常性薪資（工資）」與「非經常性給與（非工資）」。其關鍵區別在於，「工資」是勞工提供勞務對價，具有經常性，必須納入勞健保投保薪資、加班費與平均工資的計算基礎；而「非工資」多為恩惠性、獎勵性的給與。
經常性薪資（工資）
本薪／底薪
- 說明： 勞動契約中約定的核心薪酬，依職務、職等、年資等核定。
- 注意事項： 金額不得低於當時的基本工資。
各式津貼 (如伙食津貼、交通津貼、職務加給、輪班津貼、證照加給等)
- 說明： 雇主為補貼員工特定開銷或因應特定工作性質而發給的津貼。
- 注意事項： 伙食津貼有每人每月最高 NT$3,000 的免稅額度。所有經常性發給的津貼，無論名目為何，皆屬「工資」，需納入勞健保投保級距計算。
全勤獎金
- 說明： 為獎勵勞工全月無遲到、早退、事病假而發給的獎勵金。
- 注意事項： 實務上多被認定為「工資」，因其與勞工的出勤（提供勞務）直接相關，而非恩惠性「獎金」，需計入投保薪資。
加班費（延時工資）
- 說明： 勞工於正常工時外提供勞務（加班）所獲得的報酬。
- 注意事項： 費率應依勞基法規定（平日、休息日、例假日、國定假日各有不同），切勿使用過時或不合法的 1.33/1.66 倍計算。每月加班時數在46小時範圍內的加班費，免納入所得稅。
未休畢特休代金
- 說明： 年度終結或勞工離職時，將未休完的特別休假折算的工資。
- 注意事項： 屬「工資」，其「一日工資」的計算方式應正確無誤。
非經常性給與（非工資）
年終獎金、三節獎金
- 說明： 雇主依年度盈餘狀況或傳統節慶發放的獎勵性獎金。
- 注意事項： 關鍵例外： 若勞動契約中明訂「保障年薪14個月」或保障固定節金，則此部分因具有契約承諾的性質，將被認定為「工資」。
績效獎金、分紅
- 說明： 依據個人、團隊或公司整體營運績效，非固定發放的獎勵。
- 注意事項： 屬恩惠性給與，原則上非屬工資。
差旅費、交際費
- 說明： 勞工為執行職務所需而產生的費用，由雇主代補貼或實報實銷。
- 注意事項： 此為費用補償性質，非提供勞務對價，非屬工資。
（二）應扣項目：薪資中預先扣除的款項
應扣項目是在發薪前，由公司代為扣繳或扣除的法定及約定款項。這些法令也規範了扣除的上限與條件。
法定扣項：
- 勞工保險自負額：5人以上公司強制投保。2025年費率為12.5%（含就業保險1%），勞工負擔20%。
- 全民健康保險自負額：1人以上公司即須成立投保單位。2025年費率為5.17%，勞工負擔30%（無眷屬情況下）。
- 所得稅預扣：依《薪資所得扣繳辦法》，薪資達一定門檻（2025年為NT$88,501）時，雇主有義務預先扣繳所得稅。
- 勞工退休金自願提繳：除了雇主強制提繳的6%，勞工可選擇在1%至6%的範圍內自願提繳，此自提金額可從當年度個人綜合所得總額中全數扣除。
- 法院或行政執行機關之執行命令扣押：依法院強制執行命令，需從薪資中扣除一定比例金額償還債務。
約定扣項：
- 職工福利金：依《職工福利金條例》，公司可從每位員工薪資中提撥0.5%作為福利金。
- 請假扣款：依《勞工請假規則》，如事假不給薪、普通傷病假（一年內30日）給半薪，這些都會在薪資單中以扣項呈現。
- 其他約定項目：例如，經勞工書面許可同意由雇主代為扣繳的個人團體保險費用等。
薪資單的提供與保存：破解常見迷思
製作完一份內容詳實的薪資單後，如何「給予」和「保存」也是關鍵。
迷思一：薪資單一定要每個月「主動發」給員工？
這是一個常見的誤解。根據《勞基法施行細則》第14-1條第2項，重點在於提供方式必須讓勞工「可隨時取得及得列印」。依此法規之公文亦有相同解釋。
合法提供方式：
- 紙本：傳統的薪資條、薪資袋。
- 電子資料傳輸方式：如電子郵件（E-mail）、通訊軟體（如LINE、Teams）訊息、手機簡訊等。
- 線上系統：將薪資明細存放在事業單位內部網站、人資薪資系統或雲端平台上，讓員工可以隨時用自己的帳號登入查閱和列印。
因此，如果公司已建置線上人資薪資系統，使員工能隨時查閱薪資，即便沒有每月「主動發送」Email或紙本等電子形式，也已符合法規。反之，若要求員工「看完簽名後必須繳回」，使其無法保留或隨時查閱，則屬違法行為。
此外，若聘僱外國人，為避免語言隔閡產生爭議，最佳做法是參考勞動部提供的「中外文對照薪資明細表範本」，提供母語對照的薪水單，並附上聯絡電話與地址供其諮詢。
迷思二：薪資單做完就沒事了？
絕對不是。如前述，《勞基法》第23條規定「工資清冊應保存五年」。這份清冊的核心內容就是薪資單上的明細。妥善保存這些紀錄至關重要，不僅是為了應對勞動檢查，更能在未來發生薪資爭議（如加班費、資遣費計算）時，成為保護勞資雙方的關鍵證據。
常見問題 (FAQ)
Q1: 公司可以不發薪資單嗎？
A: 不可以。根據《勞動基準法》，提供薪資明細是雇主的法定義務。若違反規定，經查證屬實，可處新台幣2萬元以上、100萬元以下罰鍰。唯一的例外是針對非僱傭關係的承攬合作對象。
Q2: 薪資單一定要用紙本發嗎？用Email或公司內部網站可以嗎？
A: 不一定。任何電子形式，包括紙本、電子郵件、通訊軟體或公司內部的人資系統平台，只要能確保勞工「可以隨時取得及得列印」，都符合法規要求。
Q3: 伙食津貼是強制要給的嗎？為什麼薪資結構裡常有這一項？
A: 伙食津貼並非法定強制給付項目。它之所以常見，是因為《所得稅法》提供每位勞工每月最高新台幣3,000元的伙食費免稅額。將薪資總額的一部分劃分為伙食津貼，可以在不增加公司成本的前提下，為員工節省個人綜合所得稅，對勞資雙方都有利。
Q4: 公司要求薪資單看完簽名後就要繳回，這樣合法嗎？
A: 這種做法很可能違法。雖然要求簽名以確認收訖本身沒有問題，但關鍵在於勞工是否能保留副本或持續存取該資訊。如果要求繳回後，勞工就無法再隨時查看或列印，便已違反「可隨時取得及得列印」的原則。
Q5: 薪資單相關紀錄要保存多久？
A: 根據《勞基法》第23條，雇主應置備的「勞工工資清冊」（其內容即為薪資明細）應至少保存五年。
總結
總而言之，製作與提供符合勞基法規範之薪資單，是雇主責無旁貸的法律義務。一張清晰、完整的薪水單，不僅能讓員工明白自己的勞動價值如何被量化，更能體現企業管理的專業與透明度，從源頭減少勞資間的猜疑與糾紛。
企業主與人資管理者應定期檢視自家的薪資單格式與發放流程，確保工資總額、應發項目、應扣項目、實發金額四大要素齊備，並選擇一個能讓員工隨時查閱、列印的合法形式，最後務必將相關紀錄妥善保存五年，這是在前面段落已提及的重點。在這個勞工意識日益提升的時代，將法規遵循內化為企業文化的一部分，才是永續經營的長遠之道。
