在我們的日常生活中，無論是撰寫一封求職的電子郵件、草擬一份社團活動的企劃書，或是向學校單位提交一份申請表，都離不開各類應用文的範疇。應用文，又稱為「實用文」，是為了因應特定目的、針對特定對象所撰寫的實用性文字。它不像文學創作那樣天馬行空，而是講求格式、注重禮節，並以清晰傳達訊息、解決實際問題為核心目標。
本書旨在深入探討應用文的定義、核心特質、多元種類及共通的寫作原則，並特別針對最常見的書信進行深度解析，期能為讀者提供一份完整且實用的參考指南。
應用文的核心特質
應用文之所以自成一格，與小說、散文等純文學作品有著本質上的區別，主要在於其鮮明的四大特質：
1. 明確的實用目的 (內容)
應用文的內容取材於真實生活，為處理特定事務而生，因此具有高度的針對性、目的性與現實性。無論是簽訂一份租賃契約，或是發出一紙會議通知，其內容都必須圍繞核心事件，言之有物，而不像其他文體能憑空想像、自由發揮。
2. 特定的適用對象 (對象)
每一篇應用文都有其預設的讀者或收信人，可能是特定的個人、機關或團體。這也決定了應用文具有時效性，若非其人、其時、其地，該文件便失去意義。例如，一份給予特定公司的存證信函，對於無關的第三方就毫無約束力。
3. 嚴謹的既定格式 (格式)
為了確保溝通的效率與準確性，許多應用文在長期的社會實踐中，已發展出約定俗成的固定格式。從書信的稱謂、敬語，到公文的「主旨」、「說明」各段，都必須遵循規範與現行格式，方能通行無礙，不容隨意創新。
4. 精準的專門術語 (術語)
應用文在不同場合下，會使用特定的專用術語，以求精準、得體。這些術語的選用，需根據事件、對象、時間、空間等因素謹慎考量，稍有不慎便可能貽笑大方。例如，書信中的提稱語、柬帖中的賀詞等，都有其規範。
應用文的多元種類
應用文的種類繁多，幾乎涵蓋了現代社會人際交往與公私事務的各個層面。根據其性質與用途，無論是社交文書或公私文書，大致可歸納為以下幾大類別：
社交與人際類：用於維繫人際關係、表達情意與進行社交禮儀。
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書信：聯絡情誼、敘事達意的重要工具。
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便條：書信的簡化形式，用於親近的親友間非正式的留言。
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名片：現代社交的身份識別與聯絡工具，也可作簡單留言之用，上面通常印有姓名、職稱等。
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柬帖：婚喪喜慶、宴會邀約等正式場合使用的邀請函。
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慶賀文／祭弔文：在喜慶或喪葬場合，用以祝賀或哀悼的文字。
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對聯／題辭：具有對偶形式或祝賀、紀念意義的詞句。
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電報：用於快速傳遞訊息的簡短文書。
職場與公務類：應用於工作、商業及官方場合的文書。
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公文：機關團體間處理公務的正式文書。
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會議文書：包含開會通知、議程、會議紀錄、委託書、提案等相關文件。
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報告／企畫書：對特定議題進行分析、說明或提出具體方案的文書。
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履歷／自傳：求職時介紹個人學經歷與能力的必要文件。
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簡報／演講辭：用於口頭報告或公開演說的文稿。
法律與證明類：具有法律效力或證明功能的文書。
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契約：規範雙方權利義務的法律文件。
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規章：組織或團體內部訂定的辦事準則與規範。
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存證信函：透過郵局證明發信時間與內容，用以主張權益的文書。
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書狀：向司法機關提出陳述或請求的法律文書。
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申請書：向機關或上級提出請求時所用的文書。
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單據：收付款項或物品交割的憑證。
資訊與傳播類：向公眾傳達訊息或進行宣傳的文字。
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啟事／廣告：向不特定大眾公開聲明或推銷商品、服務的文字。
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新聞稿：提供給媒體，用以發布消息的稿件。
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說明書：介紹產品功能或使用方法的文字。
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標語：用簡潔有力的語句表達特定訴求或理念。
應用文的寫作總則
要寫作應用文並寫好一篇得體適用的文章，除了掌握各類文體的特定格式外，還應遵循以下幾項共通的重要原則。許多應用文入門書籍，如知名教授 黃俊郎 老師所著的暢銷版本，書中除了提供參考範例，也附有各類習題與習作，對學習者助益匪淺。
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順應時代潮流：寫作內容應符合當代價值觀，避免使用封建、迷信或不合時宜的陳舊觀念。例如，根據最新的《文書處理手冊》，公文格式已由傳統的直式書寫改為橫行格式，以利數位化處理並與國際接軌。
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具備相關知識：撰寫特定應用文，需具備相關領域的知識。例如，草擬契約需要法律知識，撰寫公文則需瞭解行政流程，知識的貧乏將難以寫出得體的文章。
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認清對象關係：必須清楚發文者與收文者之間的關係（如上下屬、平輩、長晚輩），並使用恰當的語氣與敬稱，做到不卑不亢、不驕不諂。
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內容切合實際：應用文是為「事」而作，內容必須具體、明確，切中要點，不可空洞浮泛。古人譏評「博士買驢，書券三紙，未有驢字」，正是諷刺文章言不及義、不切實際的弊病。
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遵循通用格式：嚴格遵守既定的格式規範，不宜自我創新，以免造成對方理解困難，影響溝通效率。
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文字淺顯精確：以「表情達意」為最高原則，文字應力求簡潔、淺白、明確，避免使用艱澀的詞彙或冷僻的典故，確保一般民眾都能完全理解。
書信寫作深度解析
儘管有現代科技產品的便利，但書信因其能暢所欲言且具有紀念價值，仍是應用最廣的文體之一。其術語與禮節最為細膩，以下針對其關鍵部分進行說明。
一、 書信術語與格式
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術語類別 |
說明 |
範例 |
|---|---|---|
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提稱語 |
用於稱謂之後，表示請對方展信閱讀之意。雖現代書信多以冒號「：」代替，但在正式場合使用仍顯莊重有禮。 |
對祖父母、父母：膝下、膝前 |
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結尾敬語 |
信件正文結束後，向對方問候安好的祝福語。 |
對長輩：叩請 金安、恭請 崇安、敬請 教安 |
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末啟詞 |
用於署名之後，表示發信人的身分。 |
對祖父母、父母：叩上、叩稟 |
二、 書信寫作特殊禮節
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抬頭：為表示尊敬，在書信中提及對方或其尊長時，會使用「平抬」（換行頂格書寫）或「挪抬」（在詞前空一格）的方式。原則是「抬人亦抬己親」、「人重於物」。例如：「昨日拜讀 ＯＯ吾師 寄來之大作」，其中「ＯＯ吾師」前空一格即為挪抬。
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信封書寫：傳統上，信封的書寫行數有「三兇四吉五平安」的說法，意指三行用於報喪，應避免。為求吉利，可將收、寄件人地址各寫成兩行，湊成五行。此外，書寫收件人地址時，若分兩行，可將後一行寫得比前一行高，取其「步步高昇」的祝福之意。
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「啟」與「收」之別：「啟」是「開啟」之意，專門用於有封緘的信件；「收」則是「收受」，適用於所有郵件（包括信件、明信片、包裹）。因此，在正式信函上使用「啟」字更為精確妥切。
常見問題
問1：在 E-mail 和即時通訊軟體普及的今天，學習傳統書信格式還有必要嗎？
答：絕對有其必要。首先，許多正式的電子郵件（如求職信、商務信函、感謝信）在結構與敬語上仍沿用傳統書信的原則。瞭解這些格式能讓您的溝通顯得更為專業與尊重。其次，學習其背後的禮節精神，有助於在任何溝通媒介上都保持得體的應對。
問2：應用文的格式會隨時間改變嗎？
答：會的。最顯著的例子便是台灣的公文已全面從直式書寫改為橫行格式，以適應數位化與國際化的趨勢。雖然格式會與時俱進，但其核心的寫作原則，如對象明確、內容切實、文字簡潔等，是亙古不變的。因此，學習時應掌握原則，並隨時留意最新的格式規範。
問3：如果不確定該用哪種敬語或稱謂，該怎麼辦？
答：當您不確定時，一個安全的原則是「寧可過於恭敬，也不要失禮」。尤其在寫給長輩、上司或不熟悉的對象時，選擇較為正式、尊敬的用語是比較穩妥的做法。例如，對平輩使用「敬啟」絕不會出錯，但對長輩使用過於隨便的「手啟」則可能失禮。本指南中的表格是很好的參考起點。
問4：在所有應用文寫作原則中，哪一項最重要？
答：雖然所有原則都很重要，但「切合實際」與「認清對象」可以說是基石。因為應用文的根本目的，就是為瞭解決一件「實際」的事，並與「特定對象」溝通。如果內容脫離現實，或語氣不符合對象的身分，那麼即便格式再完美，這份文書也無法達成其應有的功能。
總結
應用文是現代社會中不可或缺的溝通工具與實用技能。它不僅是文字的應用，更是禮儀、邏輯與專業素養的綜合體現。精通應用文寫作，不僅能幫助我們在日常生活中應對自如，更能在學業與職場上，建立專業、可靠的形象。
希望本篇指南能如同一本詳盡的入門書籍，幫助讀者掌握其核心撰寫要點。若能搭配相關習作，如存證信函習題、廣告習題、標語習題等範例習題勤加練習，必能更上一層樓。許多出版人如三民書局的劉振強先生，便致力於出版優質的應用文工具書，為知識的普及貢獻良多。最終，讓每一次的文字溝通都精準、得體且高效，正是學習應用文的價值所在。
