在數據驅動的今日，無論您是行銷人員、財務分析師、專案經理，還是需要在辦公室處理大量訂單的行政人員，Excel 這款強大的軟體都是不可或缺的辦公利器。然而，許多使用者僅將 Excel 當作帶有格線的 Word，面對成千上萬筆的資料時，便感到束手無策，耗費大量時間手動查找、比對，效率低落且容易出錯。像是我的一個在三立新聞工作的朋友，幾天前還在為了整理一份龐雜的資料而苦惱。
事實上，Excel 內建了極其強大的篩選數據功能，能幫助我們從龐雜的資料海中，迅速精準地找出所需資訊。這些功能不僅僅是簡單的隱藏資料，更能應對複雜的多條件查詢、動態更新結果，甚至將篩選後的資料獨立提取出來。
本篇文將為您系統性地拆解 Excel 的三大核心篩選利器：自動篩選 (AutoFilter)、進階篩選 (Advanced Filter)，以及 Microsoft 365 獨有的 FILTER 函數。無論您是初次接觸 Excel 的新手，還是希望提升數據處理能力的老手，都能在這篇文章中找到對應的解決方案，徹底告別手動篩選的夢魘，讓您的工作效率倍增。
自動篩選 (AutoFilter) – 最快捷的入門方式
自動篩選是 Excel 中最直觀、最常用的篩選工具。它能讓您透過點擊欄位標題的箭頭，快速隱藏不符合條件的資料列，讓您專注於需要查看的數據子集。
如何啟用自動篩選？
啟用自動篩選非常簡單，只需兩個步驟：
- 在您的資料範圍內（包含標題列），點擊任意一個儲存格。
- 前往上方功能區的工具列點選 [資料] 索引標籤，在 [排序與篩選] 羣組中，點擊 [篩選] 圖示按鈕。
完成後，您會看到資料標題列的每個儲存格右側都出現了一個下拉箭頭圖示 (▼)，這表示自動篩選功能已成功啟用。
自動篩選的常用技巧
點擊欄位標題的下拉箭頭，會彈出一個包含多種篩選選項的視窗。
依據值清單篩選 (Filtering by Value List)
- 這是最基本的篩選方式。在彈出視窗的下方，Excel 會列出該欄位中所有的不重複值，並在每個值前面附帶一個核取方塊。
- 您可以取消勾選 [(全選)] 來清除所有選項，然後選取並只勾選您想要的一或多個項目。
- 應用場景：從客戶列表中篩選出特定幾個區域的客戶，或從產品清單中找出特定幾個品項的銷售記錄。
使用搜尋方塊
- 當清單中的選項過多時，手動尋找既費時又費力。此時，您可以在清單上方的 [搜尋] 方塊中直接輸入關鍵字（文字或數字）。Excel 會即時篩選出包含該關鍵字的項目。
- 您還可以使用萬用字元：
- 星號 (*)：代表任意數量的字元。例如，輸入「陳*」可以找到所有姓「陳」的客戶。
- 問號 (?)：代表單一字元。例如，輸入「王?明」可以找到「王小明」、「王大明」等。
依色彩篩選 (Filter by Color)
- 如果您事先使用「設定格式化的條件」或手動為儲存格標上顏色，這個功能就非常實用。
- 點擊下拉箭頭後，選擇 [依色彩篩選]，您可以選擇依據「儲存格色彩」或「字型色彩」進行篩選，快速找出所有被標記為特定顏色的資料。
- 應用場景：標示出需要追蹤的異常訂單（紅色），或標記已完成的任務（綠色），然後一鍵篩選出來。
條件篩選：精準鎖定目標
除了勾選特定值，Excel 還提供了類似資料庫查詢的內建比較運算符，讓篩選更加靈活和強大。
數字篩選 (Number Filters)
如果該欄位是數值資料，您會看到此選項。
- 等於、不等於、大於、小於、介於…：進行基本的數值比較，篩選出特定數字範圍的資料。
- 前10個項目…：可以篩選出最大或最小的前 N 個項目或百分比。
- 高於平均/低於平均：自動計算該欄位的平均值，並篩選出高於或低於平均的資料。
- 應用場景：篩選出總價超過 2,000 萬的房子物件，或找出成績排名前 5 名的學生。
文字篩選 (Text Filters)
如果該欄位是文字資料，您會看到此選項。
- 等於、不等於、開頭是、結尾是、包含、不包含…：進行靈活的文字比對。
- 應用場景：篩選出地址在「內湖區」的所有資料，或找出產品名稱中包含「Galaxy」的手機型號。
清除篩選
- 清除單一欄位的篩選：點擊該欄位已變為篩選漏斗圖示 (🔽) 的箭頭，選擇 [從 “欄位名稱” 清除篩選]。
- 清除所有篩選：回到 [資料] 索引標籤，再次點擊 [篩選] 圖示，即可一次性清除所有篩選，恢復顯示全部資料。
進階篩選 (Advanced Filter) – 駕馭複雜的多重條件
當您的篩選需求超出自動篩選的能力範圍時，例如需要同時滿足 A 條件「或」B 條件，且這兩個條件分散在不同欄位時，就需要動用「進階篩選」功能。進階篩選的核心在於建立一個獨立的「準則範圍」。
進階篩選的核心：準則範圍 (Criteria Range)
準則範圍是您定義篩選條件的地方。它的設定規則至關重要：
- 複製標題：首先，在工作表的空白區域（建議在原始資料表的旁邊或上方），複製要篩選的欄位標題。注意：準則範圍的標題文字必須與原始資料表的標題完全一致！
- 設定條件：在複製好的標題下方，輸入您的篩選條件。這裡有兩種主要的邏輯：
- AND 邏輯 (且)：將多個條件輸入在 同一列。這表示資料必須 同時 滿足這一列的所有條件。
- OR 邏輯 (或)：將條件分別輸入在 不同列。這表示資料只需滿足其中 任一列 的條件即可。
範例解析：
假設我們有以下房地產實價登錄資料，我們想找出：
- (條件A) 「內湖區」且總價低於 2,000 萬且有管理員的物件。
- 或者 (條件B) 「信義區」且總價低於 2,500 萬的物件。
我們的準則範圍應設定如下：
| 鄉鎮市區 | 總價 | 有無管理員 |
|---|---|---|
| 內湖區 | \<20000000 | 有 |
| 信義區 | \<25000000 |
- 第一列條件 (內湖區, <20000000, 有) 是 AND 關係。
- 第二列條件 (信義區, <25000000) 是另一組 AND 關係。
- 第一列與第二列之間是 OR 關係。
執行進階篩選的步驟
- 點擊資料範圍內的任一儲存格。
- 前往 [資料] 索引標籤，在 [排序與篩選] 羣組中，點擊 [進階]。
- 在彈出的「進階篩選」對話方塊中，進行以下設定：
- 動作：
- 在原有範圍顯示篩選結果：類似自動篩選，直接在原處隱藏不符的資料。
- 將篩選結果複製到其他地方：這是進階篩選最實用的功能之一。它會將符合條件的資料複製到您指定的新位置，而原始資料保持不變。
- 資料範圍：Excel 通常會自動選取您的整個資料表。請確認範圍是否正確。
- 準則範圍：點擊此欄位，然後用滑鼠圈選您剛剛建立的整個準則範圍（包含標題列和所有條件列）。
- 複製到：如果您選擇了第二個動作，此欄位才會啟用。點擊此欄位，然後在工作表中選擇一個儲存格作為貼上結果的位置。
- 不選取重複的記錄：如果只想得到不重複的結果，請勾選此項。
- 動作：
- 點擊 [確定]，即可看到篩選結果。
FILTER 函數 – Excel 365 的動態篩選新利器
如果您是 Microsoft 365 或 Excel 2021 (及更新版本) 的使用者，恭喜您！您擁有一個革命性的篩選工具：FILTER 函數。它屬於「動態陣列」函數，最大的優點是篩選結果會隨著原始資料或篩選條件的變動而 自動更新，無需手動重新操作。
FILTER 函數語法
=FILTER(array, include, [if_empty])
- array：您想要篩選的資料範圍或陣列。通常是整個資料表（不含標題）。
- include：一個由 TRUE 和 FALSE 組成的布林陣列，其高度或寬度必須與 array 相符。這就是您的篩選條件。
- [if_empty]：(選用) 如果沒有任何資料符合條件時，要傳回的值。例如，可以設定為 “查無資料” 或 “”。
FILTER 函數範例解析
假設我們要對範圍為 A2:H100 的資料進行篩選數據，其中 B 欄是「報名地區」，G 欄是「國文成績」，H 欄是「數學成績」。
- 單一條件：篩選出所有「板橋」地區的學生。
excel =FILTER(A2:H100, B2:B100=”板橋”, “查無資料”)
- 多重 AND 條件：篩選出「板橋」地區 且 國文成績大於 60 分的學生。
- 在 FILTER 函數中，我們用乘號 * 來代表 AND 邏輯。
excel =FILTER(A2:H100, (B2:B100=”板橋”) * (G2:G100>60), “查無資料”)
- 多重 OR 條件：篩選出「板橋」地區 或 「三重」地區的學生。
- 在 FILTER 函數中，我們用加號 + 來代表 OR 邏輯。
excel =FILTER(A2:H100, (B2:B100=”板橋”) + (B2:B100=”三重”), “查無資料”)
結合下拉式選單，打造互動式查詢
FILTER 函數的威力可以進一步提升。您可以利用 [資料] > [資料驗證] 功能，在某個儲存格（例如 J2）建立一個包含所有地區的下拉式選單。然後，將 FILTER 函數的條件與該儲存格連動：
=FILTER(A2:H100, B2:B100=J2, "請從下拉選單選擇地區")
如此一來，只要您在 J2 的下拉選單中切換地區，篩選結果就會即時動態更新，形成一個簡單的互動式儀錶板。
表格：篩選方法比較
| 功能 | 自動篩選 (AutoFilter) | 進階篩選 (Advanced Filter) | FILTER 函數 |
|---|---|---|---|
| 適用版本 | 所有 Excel 版本 | 所有 Excel 版本 | Microsoft 365, Excel 2021+ |
| 操作方式 | 透過UI介面點選操作 | 建立準則範圍，透過對話方塊操作 | 輸入公式 |
| 結果更新 | 需手動重新篩選 | 需手動重新執行 | 自動動態更新 |
| 多條件邏輯 | AND 簡單，OR 較複雜 (需逐一勾選) | 輕鬆實現複雜的 AND/OR 組合 | 透過 * (AND) 和 + (OR) 實現 |
| 結果位置 | 在原資料範圍內隱藏/顯示 | 可在原處，也可複製到其他位置 | 在輸入公式的儲存格及下方自動展開 |
| 優點 | 直觀、快速、易上手 | 功能強大，可處理複雜條件，可提取不重複值 | 結果動態更新，可與其他函數結合，互動性強 |
| 缺點 | 無法處理複雜的 OR 條件，結果無法直接複製 | 操作步驟較多，結果為靜態 | 舊版 Excel 不支援，#SPILL! 錯誤需處理 |
常見問題 (FAQ)
Q1: 我的篩選下拉箭頭不見了，該怎麼辦？
A: 最常見的原因是篩選功能被關閉了。您可以嘗試再次點擊 [資料] > [篩選] 來重新開啟它。另一個可能是您在資料表的頂部插入了一個完全空白的列，導致 Excel 無法正確識別標題列。
Q2: 我可以用進階篩選來篩選不同工作表的資料嗎？
A: 可以，但有一個限制。您只能將篩選結果複製到「當前處於活動狀態」的工作表。因此，最佳做法是：先切換到您希望放置結果的工作表，然後再從該工作表啟動 [資料] > [進階篩選] 命令，並在對話方塊中分別選取來源工作表的資料範圍與準則範圍。
Q3: FILTER 函數出現 #SPILL! 錯誤是什麼意思？
A: #SPILL! 錯誤表示 Excel 準備輸出的動態陣列結果時，其目標範圍（稱為「溢出範圍」）內已經有其他資料擋住了去路。您需要將溢出範圍內的所有儲存格（除了公式本身）清空，FILTER 函數的結果才能順利展開。
Q4: 如何篩選出空白或非空白的儲存格？
A: 在自動篩選的下拉選單中，捲動到值清單的最下方，您會直接看到 [(空白)] 和 [(非空白)] 的選項，直接勾選即可。
Q5: 自動篩選和樞紐分析表的篩選有什麼不同？
A: 這是兩個根本上不同的概念。自動篩選 是直接對您的「原始資料」進行操作，它會隱藏原始資料表中的資料列。而 樞紐分析表 的篩選（包含交叉分析篩選器 Slicer），是在已經匯總計算過的「結果報表」上進行篩選，它操作的是匯總後的數據，並不會影響到您原始資料表的顯示狀態。樞紐分析表的功能更為強大，甚至可以搭配 VBA 進行更深度的客製化。
Q6: 這篇 excel教學 文章提到的篩選方式，跟小文說的資料庫查詢有什麼關係？
A: 關係非常密切！事實上，Excel 的篩選功能，尤其是條件篩選和進階篩選，其設計邏輯就是源自於資料庫的查詢語言 (SQL)。例如，在篩選中設定「欄位A 等於 ‘X’ 且 欄位B 大於 100」，這就完全對應了資料庫查詢中的 WHERE 條件子句。理解這一點，有助於您更邏輯地構建複雜的篩選條件。
總結
掌握 Excel 的篩選技巧，是從數據整理的繁瑣工作中解放出來的關鍵。
- 自動篩選 是您日常快速查找資料的最佳夥伴，簡單直觀。
- 當遇到複雜的多條件查詢，或需要將結果獨立存放時，進階篩選 便是您的不二之選。
- 而對於追求效率與自動化的 Microsoft 365 用戶來說，FILTER 函數 無疑是劃時代的利器，它將靜態的篩選提升到了動態查詢的新層次。
沒有哪一種方法是絕對的「最好」，只有最適合當下情境的「最佳」方案。希望透過本文的詳細介紹，您能根據自己的需求、Excel 版本與資料複雜度，靈活選用最恰當的篩選工具，讓數據真正為您所用，發揮其最大價值。
