傳真機使用：跟著步驟走，輕鬆駕馭傳統與現代傳真功能

在電子郵件與即時通訊軟體普及的今日，傳真似乎已是過時的技術。然而，在許多商業、法律及政府機構的正式文件往來中，傳真因其具備法律效力與高度安全性，至今仍是不可或缺的溝通方式。

現今的多功能事務機（MFP）大多已整合了傳真功能，不僅延續了傳統傳真的可靠性，更加入了電腦連動的無紙化操作等便捷應用。本文旨在提供一份詳細完整的指南，協助您從最基礎的硬體線路連接、面板功能設定，到實際的傳送、接收，乃至進階的電腦傳真，全面掌握傳真機的使用技巧，提升辦公效率。

傳真前的準備與設定

正確的初始設定是成功收發傳真的基石。在您傳送第一份文件前，請務必完成以下硬體連接與系統設定。

1. 硬體連接

傳真功能需依賴傳統的類比市內電話服務，且您的傳真設備需要正確連接。

• 電話線連接：
  • 請確認您使用的是兩芯的電話線，而非四芯的網路線。
  • 將電話線的一端連接至牆上的電話插孔。
  • 另一端連接至印表機或傳真機背面的 1-LINE 插孔。這是主要的傳真線路接口。
• 共用線路配置（如有需要）：
  • 連接答錄機：若您希望同一條電話線路能接收語音留言，請將電話線從答錄機連接至印表機背面的 2-EXT 插孔。這樣的配置能讓答錄機優先接聽語音來電，避免錄下刺耳的傳真信號音。
  • 連接分機電話：同樣地，可將一部普通電話機連接至 2-EXT 插孔，方便您在傳真機旁撥打或接聽語音電話。

  圖說：1. 牆上插孔, 2. 二芯電話線, 3. 答錄機/分機電話, 4. 印表機傳真插孔

2. 控制面板基本設定

透過印表機的控制面板（觸控螢幕或實體按鍵）進入「設定」或「傳真設定」選單，進行以下關鍵的設定功能調整：

• 傳真標頭 (Fax Header)：這是顯示在您傳真稿件最上方的資訊。務必輸入您的姓名、公司名稱及完整的傳真電話號碼（包含區碼）。這不僅讓收件人能辨識您的身份，在對方需要回傳文件時也至關重要。
• 撥號類型 (Dial Type)：此設定需符合您的電話服務類型。
  • 按鍵式 (Tone/Touch-Tone)：目前業界的標準，絕大多數地區均為此類型。
  • 轉盤式 (Pulse)：若您仍使用舊式轉盤電話，則可能需要選擇此項。若不確定，請洽詢您的電信服務商。設定錯誤將導致本機無法偵測鈴聲，進而無法接聽來電。
• 接聽模式 (Answer Mode)：
  • 自動接聽 (Auto Answer)：設定為「開啟」時，傳真機會在響鈴數次後自動接聽並接收傳真。此模式適用於專用傳真線路或您希望無人看管時也能接收文件。
  • 手動接聽 (Manual)：設定為「關閉」時，您必須親自在控制面板上手動操作才能接收傳入的傳真。
• 接聽鈴響次數 (Rings to Answer)：此設定在共用電話線路時極為重要。
  • 與語音電話共用：應設定較高的響鈴次數（例如 5-6 次），確保您有足夠的時間在傳真機自動應答前接聽語音來電。
  • 與答錄機共用：應設定為比答錄機的應答響鈴次數多兩聲。例如，若答錄機在 4 聲後啟動，傳真機應設為 6 聲，確保語音留言能被優先錄製。
• 傳真音量 (Fax Volume)：您可以調整撥號音、忙線信號等傳真過程中的聲音大小，或選擇「關閉」以實現靜音操作。

3. 測試傳真功能

完成設定後，強烈建議進行測試以確保一切運作正常。

• 內建傳真測試：在「傳真」或「設定」選單中找到「執行傳真測試」或「傳真測試報告」功能。機器會列印一份報告，顯示測試結果及任何可能問題的解決指示，有時也會在液晶螢幕上顯示相關訊息。
• 傳送測試傳真：可將一份單頁的黑白文件傳真至 HP 的免費測試服務號碼：1-888-HPFaxme (1-888-473-2963，此為美國號碼)。該服務會在 5-7 分鐘內將一份確認傳真回傳至您設定的傳真標頭號碼上。

傳送傳真的核心步驟

熟悉以下傳送方式與撥號功能，能讓您根據不同情況靈活應對，順利送出您的傳真文件。

1. 放置文件

在掃描文件前，根據您的文件類型，選擇合適的放置方式：

• 掃描器玻璃板 (Platen Glass)：適用於單頁、厚頁（如書本）、或需要高品質掃描的原稿。將文件列印面朝下，對齊原稿玻璃上的標示線後，蓋上掃描器蓋板。傳送雙面文件時，必須使用此方法手動翻頁面掃描。
• 自動文件進紙器 (ADF – Automatic Document Feeder)：適用於單頁或多頁的標準文件。根據進紙匣上的圖示，將文件疊整齊放入。多數機型為列印面朝上，頂端先送入。放入後，請調整兩側的寬度導板，使其輕輕靠在紙張邊緣。

2. 撥號與傳送方式

3. 啟動傳送與監控

• 輸入號碼後，按下「黑白 (Black)」、「彩色 (Color)」或「傳送 (Send)」按鈕。若接收方的傳真機支援，即可傳送彩色傳真。
• 注意聽筒聲音：
  • 忙線信號：表示對方線路忙碌，請稍後重試。NOTE：許多機器具備自動重撥功能。
  • 有人聲接聽：若對方為人工接聽，請等待他們手動啟動接收；若懷疑號碼錯誤，請立即按「停止/取消」鍵。
  • 尖銳信號音：此為正常的傳真握手信號，表示文件正在傳送中。
• 傳真報告：傳送完成後，機器通常會自動列印一份傳真報告，上面會註明傳送結果（成功或失敗）以及錯誤代碼，便於您進行問題排查。
• IMPORTANT：在掃描過程中若要取消，請按「停止/取消」鍵，並依照液晶螢幕上的訊息或說明操作，取出仍在ADF中的剩餘文件。

接收傳真與進階應用

1. 接收傳真

• 自動接收：只要「自動接聽」模式開啟，傳真機便會在設定的響鈴次數後自動接收並列印文件，無須人工幹預。
• 手動接收：若「自動接聽」關閉，當電話響起時，您需走到傳真機旁，按下控制面板上的「接收傳真」或類似按鈕。
• 進階接收設定：
  • 雙面傳真列印：若您的印表機支援，可開啟此功能以節省紙張。
  • HP 數位傳真（Fax to PC/Email）：部分高階機種可設定將接收到的傳真直接儲存至電腦的特定資料夾、轉發至您的電子郵件信箱，或暫存於本機記憶體中，實現數位化歸檔與遠端存取。

2. 電腦傳真（LAN-Fax / PC-Fax）

這是一項極為實用的無紙化功能，讓您可以直接將電腦中的文件（如 Word、Excel、PDF）當作傳真發送出去，無需先列印出來。此功能透過區域網路而非網際網路運作，確保資料傳輸的安全性。

• 前置作業：確認您的多功能事務機已選配傳真套件，並已在您的電腦上安裝對應的「LAN-FAX」驅動程式。安裝成功後，您的電腦「印表機清單」中會出現一個名為「LANFAX」或類似名稱的虛擬印表機。
• 操作步驟：
  1. 在電腦上開啟您要傳真的檔案。
  2. 選擇「檔案」 -> 「列印」。
  3. 在印表機清單中，選擇「LANFAX」。
  4. 點擊「列印」按鈕。此時，螢幕上會彈出一個傳真專用的對話框，而非一般的列印設定視窗。
  5. 在對話框中點選「指定目的地」或類似欄位。
  6. 輸入收件方的傳真號碼。
  7. 按下「傳送」，您的文件就會透過事務機發送出去。

常見問題 (FAQ)

Q1: 傳真機需要 24 小時開機才能接收嗎？

A: 是的。為了能自動接收傳真，傳真機設備必須處於開機待命狀態，且電話線路暢通。傳真是一種即時點對點的通訊，若您的機器關機，對方將無法連線，傳真也不會被儲存在任何地方等待您開機後接收。

Q2: 文件要正面朝上還是朝下放置？

A: 這取決於您的機器型號。請仔細觀察自動文件進紙器 (ADF) 和掃描器玻璃板旁的圖示。一般來說，經驗法則是：放在原稿玻璃上時需「正面朝下」，放入自動進紙器時則為「正面朝上」。

Q3: 我可以將傳真機與家用電話共用一條線路嗎？

A: 絕對可以。關鍵在於正確設定「接聽鈴響次數」。將此數值設高一些（例如 5-6 聲），這樣您就有充裕的時間先接聽語音電話。如果來電是傳真，您可以在聽到對方傳真信號音後，再手動啟動接收。

Q4: 為什麼我無法傳送或接收傳真？

A: 最常見的原因包括：電話線連接錯誤（未使用兩芯線、或插錯至 2-EXT 孔）、撥號類型設定不符、對方線路忙碌或故障、或是電話線路品質不佳（特別是透過 VoIP 網際網路電話或部分 DSL 服務，可能對傳真訊號產生幹擾）。建議先執行內建的「傳真測試」來進行診斷。

Q5: 我只有手機門號，可以傳真嗎？

A: 無法直接將實體傳真機連接到行動網路來使用。傳統傳真依賴類比電話線路。不過，市面上有許多「網路傳真（Online Fax）」服務，您可以透過手機 App 或電子郵件來收發傳真，這是一種可行的替代方案。

Q6: 如何變更傳真確認報告的設定？

A: 您可以在傳真設定選單中找到「傳真報告」或「確認報告」的選項。通常可以設定為「每次傳送後都列印」、「僅在失敗時列印」或「從不列印」，以節省紙張和耗材。

總結

儘管傳真技術歷史悠久，但它憑藉其安全性和正式性，在數位時代依然佔有一席之地。透過與現代多功能事務機的結合，傳真不僅保留了其核心優勢，更增添了無紙化、數位化等高效便捷的新特性。

掌握從硬體連接、參數設定到多樣化的傳送與接收方法，特別是善用電腦傳真（LAN-Fax）等進階功能，將能顯著提升您的工作效率與文件管理的便利性。當遇到特定問題時，查閱您機器的使用手冊或列印傳真測試報告，永遠是解決問題的最佳途徑。

資料來源

• 如何使用HP 印表機或傳真機傳送傳真| HP® 支援
• 如何使用影印機傳真？快速設定影印機教學
• 傳送傳真